Trzynasta pensja 2025: Kto dostanie dodatkowe wynagrodzenie roczne?

Wyjaśniamy, komu przysługuje trzynasta pensja w sferze budżetowej. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i kiedy pieniądze trafią na konto.

Co to jest trzynasta pensja?

Trzynasta pensja to dodatkowe wynagrodzenie roczne. Nazywana jest potocznie „trzynastką”. Przysługuje pracownikom jednostek sfery budżetowej. Obejmuje to urzędy państwowe i samorządowe. Dotyczy też szkół publicznych i placówek służby zdrowia. Inne instytucje budżetowe również wypłacają to świadczenie.

Prawo do trzynastki reguluje ustawa. Jest to Ustawa z 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Świadczenie to nie ma charakteru powszechnego. Jest jednak obligatoryjne dla grup wskazanych w ustawie.

Kto ma prawo do trzynastki? Warunki nabycia

Zasadniczo prawo do trzynastej pensji nabywa pracownik. Musi przepracować u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy. Jest to warunek podstawowy.

Istnieje jednak ważny wyjątek. Pracownik może otrzymać trzynastkę. Wystarczy, że przepracował minimum 6 miesięcy w roku kalendarzowym. Wtedy świadczenie przysługuje w wysokości proporcjonalnej. Okres 6 miesięcy to około 180 dni.

Są sytuacje, gdy okres 6 miesięcy pracy nie jest wymagany. Dotyczy to między innymi powrotu do pracy. Chodzi o powrót z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego. Dotyczy to też powrotu po chorobie czy świadczeniu rehabilitacyjnym. Prawo do trzynastki nabywa się wtedy niezależnie od przepracowanego okresu. Inne wyjątki obejmują zatrudnienie. Chodzi o zatrudnienie w wyniku przeniesienia pracownika. Dotyczy to też powołania do pracy. Prawo przysługuje przy zatrudnieniu sezonowym. Muszą to przewidywać odrębne przepisy. Wypłata przysługuje przy likwidacji pracodawcy. Dotyczy to też wygaśnięcia stosunku pracy. Warunkiem jest przepracowanie co najmniej 6 miesięcy.

Uwaga: Nieobecność w pracy na urlopie wychowawczym nie jest okresem przepracowanym. Jednak fakt przebywania na tym urlopie może uprawniać do trzynastki. Dzieje się tak nawet bez efektywnego przepracowania 6 miesięcy.

Kiedy trzynastka nie przysługuje? Utrata prawa

Prawo do trzynastej pensji można utracić. Dzieje się tak w określonych przypadkach. Utrata prawa następuje w razie nieusprawiedliwionej nieobecności. Nieobecność musi trwać dłużej niż dwa dni. Prawo przepada, gdy pracownik stawi się do pracy. Chodzi o stawienie się w stanie nietrzeźwości. Dotyczy to też przebywania w pracy pod wpływem alkoholu. Utrata prawa następuje przy wymierzeniu kary dyscyplinarnej. Dotyczy to kary wydalenia z pracy. Prawo traci się przy rozwiązaniu umowy o pracę. Chodzi o rozwiązanie bez wypowiedzenia. Musi to być z winy pracownika.

Jak obliczyć wysokość trzynastki?

Wysokość trzynastej pensji jest stała. Ustala się ją w wysokości 8,5%. Jest to 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę. Pod uwagę bierze się wynagrodzenie otrzymane w ciągu roku kalendarzowego. Dotyczy to roku, za który przysługuje świadczenie.

Do sumy wynagrodzeń wlicza się między innymi wynagrodzenie zasadnicze. Wlicza się też dodatki stażowe i specjalne. Wliczane są inne składniki wynagrodzenia. Muszą one być uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Nie wlicza się nagród uznaniowych. Jak zauważył Olgierd Kucharski, ekspert prawa pracy,

Nagrody uznaniowe nie mają charakteru roszczeniowego do czasu ich przyznania w określonej wysokości przez pracodawcę.

Trzynasta pensja podlega opodatkowaniu. Podlega też oskładkowaniu. Zasady są takie same jak dla wynagrodzenia zasadniczego. Należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu. Kwota wolna od podatku nie może być stosowana. Dotyczy to wypłat dla byłych pracowników.

Maria Kucharska-Fiałkowska, autorka publikacji prawnych, przedstawiła przykład obliczenia. Dla pracownika zatrudnionego od 1 maja 2016 roku. Z wynagrodzeniem zasadniczym 2000 zł. Z dodatkiem wieloletnim 200 zł. Z dodatkiem specjalnym 500 zł. Z dwoma nagrodami po 1000 zł. Suma wynagrodzenia rocznego wynosiła 21600 zł. Trzynastka (8,5%) wyniosła 1836 zł.

Termin wypłaty trzynastki

Pracodawca ma obowiązek wypłacić trzynastkę. Musi to zrobić w określonym terminie. Wypłata następuje nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Chodzi o miesiące następujące po roku, za który przysługuje świadczenie. Oznacza to, że trzynastka za 2024 rok powinna być wypłacona do 31 marca 2025 roku.

Cytując przepisy:

Wynagrodzenie to wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Wypłata trzynastki po ustaniu zatrudnienia jest możliwa. Następuje ona jednak w standardowym terminie. Były pracownik otrzyma pieniądze do końca marca. Wyjątkiem jest sytuacja likwidacji pracodawcy. Wtedy wypłata może nastąpić w dniu ustania zatrudnienia. Wypłata w dniu ustania zatrudnienia w innych przypadkach jest ryzykowna. Nie jest uzasadniona, gdy nie ma likwidacji.

Uwaga: Brak wypłaty trzynastki jest wykroczeniem. Dotyczy to też wypłaty w niewłaściwej wysokości. Jest to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi za to kara grzywny. Może wynosić od 1000 zł do 30 000 zł.

Trzynastka a ZUS i podatek

Trzynastka jest traktowana jako przychód. Jest to przychód ze stosunku pracy. Podlega pełnemu oskładkowaniu. Podlega też opodatkowaniu. Pracodawcy muszą właściwie rozliczyć te wypłaty z ZUS. Może to wymagać naliczenia składek na Fundusz Pracy. Dotyczy to sytuacji, gdy podstawa wymiaru sk