Świadectwo Pracy – Terminy, Obowiązki i Konsekwencje
Wypowiedzenie umowy o pracę rodzi obowiązki. Pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dowiedz się, kiedy i na jakich zasadach. Poznajesz kluczowe terminy i potencjalne konsekwencje.
Czym Jest Świadectwo Pracy?
Świadectwo pracy to ważny dokument. Pracodawca wydaje go po zakończeniu zatrudnienia. Dotyczy umów o pracę. Potwierdza fakt zatrudnienia. Zawiera szczegółowe informacje o przebiegu pracy.
Dokument ten jest kluczowy dla pracownika. Umożliwia staranie się o zasiłek dla bezrobotnych. Służy do ustalenia stażu ubezpieczeniowego. Pomaga określić prawo do emerytury. Jest potrzebne do wyliczenia wymiaru urlopu. Oblicza się nim ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi. Musi być wystawione po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy. Wydanie dokumentu jest bezwarunkowe. Nie zależy od rozliczenia pracownika z firmą.
Dla kogo pracodawca wystawia świadectwo pracy?
Pracodawca musi wystawić świadectwo pracy. Dotyczy to każdego pracownika. Warunkiem jest podpisana umowa o pracę.
Kiedy Pracodawca Musi Wydać Świadectwo Pracy?
Pracodawca ma bezwzględny obowiązek. Musi wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Tak stanowi Kodeks pracy. Dotyczy to rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Pracodawca musi być gotowy do wydania dokumentu.
Istnieje jeden wyjątek. Pracodawca może wydać świadectwo później. Dzieje się tak, gdy planuje nową umowę. Nowy stosunek pracy ma być w ciągu 7 dni. Wtedy świadectwo wydaje się na wniosek pracownika. Pracodawca ma 7 dni na jego wydanie. Termin liczy się od daty wniosku.
Rozwiązanie umowy może nastąpić z różnych przyczyn. Może to być długa choroba pracownika. Podstawą jest art. 53 § 1 pkt 1 litera b Kodeksu pracy. Umowa rozwiązuje się z datą otrzymania pisma. Wtedy świadectwo należy wysłać pracownikowi. Można użyć poczty tradycyjnej. Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie umowy. Tak mówi art. 63¹ Kodeksu pracy.
Wydanie świadectwa pracy w trakcie zatrudnienia jest możliwe. Dzieje się tak, gdy pracownik kontynuuje pracę. Podpisuje kolejną umowę. Pracownik może wtedy złożyć wniosek. Pracodawca ma 7 dni na wydanie dokumentu.
Czy można dostać świadectwo pracy w trakcie trwania umowy?
Nie można wystawić świadectwa pracy. Nie robi się tego w trakcie trwającej umowy o pracę. Wyjątkiem jest sytuacja. Dotyczy ona kolejnej umowy z tym samym pracownikiem.
Terminy Wydania Świadectwa Pracy
Kodeks pracy wyznacza terminy. Pracodawca powinien wydać świadectwo niezwłocznie. Zwykle robi to w dniu ustania stosunku pracy. To podstawowy obowiązek pracodawcy. Tak stanowi art. 97 Kodeksu pracy.
Możliwe jest wydanie w ciągu 7 dni. Dzieje się tak w specyficznej sytuacji. Pracodawca zamierza zatrudnić pracownika ponownie. Nowa umowa ma być w ciągu 7 dni. Wtedy pracownik składa wniosek. Pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa. Termin liczy się od dnia złożenia wniosku.
Jak liczyć ten 7-dniowy termin? Liczy się dni kalendarzowe. Termin zaczyna biec od dnia następnego. Jeśli koniec terminu wypada w wolny dzień, przesuwa się. Przesuwa się na następny dzień roboczy.
Pracodawca musi wydać świadectwo. Może je przekazać osobiście pracownikowi. Może wysłać je pocztą. Nie może zmusić pracownika do osobistego odbioru.
Co zrobić, gdy pracownik nie odbierze świadectwa pracy?
Pracodawca powinien wysłać świadectwo pracy. Robi to pocztą lub e-Doręczeniem. Wysyła dokument na adres pracownika. Adres musi być podany w aktach osobowych.
Co Powinno Zawierać Świadectwo Pracy?
Świadectwo pracy zawiera ważne informacje. Dotyczą one zakończonego zatrudnienia. W dokumencie podaje się okres pracy. Wskazuje się rodzaj wykonywanej pracy. Informuje się o zajmowanych stanowiskach. Podaje się tryb rozwiązania umowy. Wskazuje się podstawę prawną rozwiązania.
Dokument zawiera dane o urlopach. Wymienia się wykorzystany urlop wypoczynkowy. Podaje się urlop bezpłatny. Wskazuje się urlop rodzicielski. Uwzględnia się inne urlopy.
Świadectwo informuje o niezdolności do pracy. Podaje się okresy choroby. Wymienia się okresy pobierania zasiłków. Wskazuje się dni wolne na opiekę nad dzieckiem.
Dokument zawiera dane o zajęciach komorniczych. Podaje się informacje o potrąceniach. Wskazuje się kwotę odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia.
Szczegółowy wzór świadectwa określa rozporządzenie. Jest to Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Aktualne przepisy pochodzą z 2023 roku. Zmieniały one wcześniejsze rozporządzenie z 2016 roku.
Obowiązki Pracodawcy Po Ustaniu Stosunku Pracy
Zakończenie współpracy to więcej niż świadectwo. Dotychczasowy pracodawca ma określone obowiązki. Musi wypłacić pracownikowi ostatnią pensję. To podstawowa kwestia finansowa. Sporządzenie opinii o pracowniku nie jest obowiązkowe. To jedynie gest dobrej woli. Tak mówią źródła.
Sporządzenie opinii o pracowniku nie jest obowiązkowe. To jedynie gest dobrej woli z naszej strony.
Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop. Taką możliwość daje art. 161¹ Kodeksu pracy. Dotyczy to urlopu wypoczynkowego. Należy rozliczyć wszystkie należności.
Ważnym obowiązkiem jest dokumentacja pracownicza. Pracodawca musi ją przechowywać. Nawet likwidacja działalności nie zwalnia z tego. Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia. Pracownicy sprzed 1999 roku wymagają 50 lat przechowywania. Zatrudnieni między 1999 a 2018 rokiem – 50 lat lub 10 lat. Dotyczy to zatrudnienia po 2019 roku. Pracownicy po 1 stycznia 2019 roku – 10 lat. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego.
Po zwolnieniu pracownik powinien otrzymać PIT-11. Ten dokument jest potrzebny do rozliczenia podatkowego. Pracodawca musi go przygotować i przekazać.
| Okres zatrudnienia | Okres przechowywania dokumentacji |
|---|---|
| Przed 1 stycznia 1999 | 50 lat |
| Między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018 | Okres zatrudnienia + 50 lat LUB 10 lat (jeśli złożono ZUS OSW/RIA) |
| Po 1 stycznia 2019 | 10 lat od końca roku kalendarzowego |
Korekta i Sprostowanie Świadectwa Pracy
Świadectwo pracy może zawierać błędy. Pracownik ma prawo żądać sprostowania. Wniosek o sprostowanie składa się do pracodawcy. Pracownik ma 14 dni na złożenie wniosku. Termin liczy się od dnia otrzymania świadectwa pracy.
Pracodawca rozpatruje wniosek. Ma 7 dni na odpowiedź. Może uwzględnić wniosek. Wtedy wydaje nowe świadectwo pracy. Może odrzucić wniosek. Wtedy informuje o tym pracownika.
Jeśli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik ma kolejny krok. Może odwołać się do sądu pracy. Ma na to 14 dni. Termin liczy się od dnia otrzymania odmowy od pracodawcy. Sąd pracy rozstrzyga spór. Postanowienie sądu może zastąpić świadectwo pracy.
Wniosek o sprostowanie składa się pisemnie. Może być w formie papierowej. Możliwa jest forma elektroniczna. Pracownik powinien złożyć wniosek w odpowiednim czasie.
Ile czasu ma pracownik na złożenie wniosku o sprostowanie?
Pracownik może złożyć wniosek. Ma na to 14 dni. Termin liczy się od dnia otrzymania świadectwa pracy.
Konsekwencje Niewydania lub Błędnego Wydania
Niewydanie świadectwa pracy to poważne naruszenie. Stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi grzywna. Minimalna kara wynosi 1000 zł. Maksymalna grzywna to 30000 zł. Takie sankcje przewiduje Kodeks pracy.
Pracownik może dochodzić odszkodowania. Przysługuje ono za szkodę. Szkoda wynika z niewydania świadectwa. Może też wynikać z wydania błędnego świadectwa. Sąd Najwyższy potwierdził to prawo. Odszkodowanie obejmuje wynagrodzenie. Dotyczy czasu pozostawania bez pracy. Czas ten nie może być dłuższy niż 6 tygodni.
Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia, jakie było należne pracownikowi za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.
Pracownik ma prawo zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). PIP może nałożyć mandat. Może skierować sprawę do sądu. Pracownik może też sam wystąpić do sądu pracy. Wniosek o wydanie świadectwa pracy można złożyć w każdym czasie. Roszczenie odszkodowawcze przedawnia się. Czas na roszczenie wynosi 6 tygodni. Liczy się od dnia, gdy świadectwo powinno być wydane.
Konsekwencje niedochowania terminu są poważne. Pracodawca powinien o tym pamiętać. Musi wydać świadectwo terminowo. Musi zadbać o jego poprawność.
Wykres przedstawiający minimalną i maksymalną wysokość grzywny za niewydanie świadectwa pracy.
Przechowywanie Dokumentacji Pracowniczej
Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy pracodawcy. Czas przechowywania zależy od daty zatrudnienia. Dla pracowników sprzed 1999 roku to 50 lat. Dla zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem to 50 lat. Okres 10 lat dotyczy pracowników. Warunkiem jest złożenie raportów ZUS OSW/RIA. Pracownicy po 1 stycznia 2019 roku – 10 lat. Okres liczy się od końca roku kalendarzowego rozwiązania umowy.
Pracodawca musi przechowywać akta personalne. Obowiązek ten nie jest zagrożony sankcją karną. Dokumentacja może być papierowa. Może być też elektroniczna. Ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych. Przechowywanie dokumentacji trwa długo. Jest to istotny obowiązek formalny.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji. Pracodawca wydaje ją pracownikowi. Przekazuje ją wraz ze świadectwem pracy. Tak stanowią przepisy. Ta informacja jest ważna dla pracownika. Dotyczy jego przyszłych praw.
Wykres przedstawiający okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w latach.
Zadbanie o świadectwo pracy jest kluczowe. Dotyczy to ustania stosunku pracy. Pracodawcy powinni znać swoje obowiązki. Pracownicy powinni znać swoje prawa. W przypadku wątpliwości warto szukać porady. Eksperci prawa pracy mogą pomóc. Na przykład, można skontaktować się z prawnikami. Dotyczy to szczegółowych informacji o obowiązkach.
Zobacz także:
- Europejska dyrektywa o jawności wynagrodzeń
- Nadgodziny a niepełny wymiar czasu pracy – nowy wyrok TSUE
- Odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie dóbr osobistych pracownika
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy