Podróż służbowa – zasady, koszty i prawa pracownika w 2025 roku

Wyjaśniamy kluczowe kwestie dotyczące podróży służbowych w Polsce i za granicą. Dowiedz się, jakie należności przysługują pracownikowi i jak rozliczać delegacje zgodnie z przepisami. Artykuł zawiera aktualne stawki obowiązujące w 2025 roku.

Czym jest podróż służbowa według prawa?

Podróż służbowa to zadanie na polecenie pracodawcy. Pracownik wykonuje je poza stałym miejscem pracy. Może to być poza miejscowością siedziby firmy. Definiuje to Kodeks pracy w artykule 77⁵ §1. Aby wyjazd był podróżą służbową, spełnij trzy kryteria. Potrzebne jest polecenie pracodawcy. Cel wyjazdu musi być służbowy. Musi odbywać się poza normalnym miejscem pracy.

W potocznym języku używa się terminu delegacja. Podróż służbowa i delegacja oznaczają to samo. Prawo pracy zna też pojęcie oddelegowania. Oddelegowanie to zmiana miejsca pracy na stałe. Podróż służbowa ma charakter tymczasowy.

Co to jest podróż służbowa i kiedy przysługują Ci uprawnienia?

Podróż służbowa to wyjazd pracownika. Wykonuje zadanie na polecenie pracodawcy. Dzieje się to poza miejscowością firmy lub stałym miejscem pracy. Uprawnienia przysługują od momentu rozpoczęcia takiej podróży.

Warunki, które muszą zostać spełnione, by podróż była uznana za służbową

Podróż musi wynikać z polecenia pracodawcy. Cel wyjazdu musi być związany z pracą. Wyjazd odbywa się poza stałym miejscem pracy. Te trzy warunki definiują podróż służbową.

Jakie prawa ma pracownik w podróży służbowej?

Pracownik ma prawo do zwrotu kosztów. Pokrywają one wydatki związane z podróżą. Pracodawca zwraca koszty transportu i noclegu. Przysługuje też dieta na wyżywienie. Kodeks pracy chroni pracownika. Definiuje czas pracy podczas delegacji. Zapewnia, że pracownik nie jest nadmiernie obciążony. Pracodawca musi zapewnić bezpieczeństwo pracownikowi. Dotyczy to całego czasu trwania delegacji.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. – Art. 77 5 . § 1. Kodeksu pracy

Pracownik otrzymuje należności. Należą do nich diety i zwrot kosztów zakwaterowania. Pracownik ma prawo do zwrotu poniesionych kosztów. Czas podróży służbowej jest traktowany jak czas pracy.

Zwrot kosztów podróży służbowej – szczegóły

Podróż służbowa wiąże się z określonymi wydatkami. Pracodawca musi pokryć koszty pracownika. Warunki wypłacania należności można ustalić. Służy do tego układ zbiorowy pracy. Można też użyć regulaminu wynagradzania. Umowa o pracę również może to regulować.

Diety krajowe – ile i kiedy przysługują?

Diety są podstawowym świadczeniem w podróży służbowej. Przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia. Diety krajowe w 2025 roku uległy zwiększeniu. Stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę. Obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. To wzrost o 7 PLN. Poprzednia stawka wynosiła 38 PLN.

Wysokość diety zależy od czasu trwania podróży. Jeśli podróż trwa poniżej 8 godzin, dieta nie przysługuje. Za podróż od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety. To 22,50 zł. Za podróż powyżej 12 godzin przysługuje pełna dieta. Kwota pełnej diety to 45 zł.

Pracodawca może ustalić wyższą kwotę diety. Zapisuje to w wewnętrznych przepisach.

Dieta na podróży służbowej – ile i kiedy Ci się należy?

Dieta krajowa wynosi 45 zł dziennie. Przysługuje na wyżywienie. Należy się za każdą pełną dobę. Za niepełną dobę liczy się ją proporcjonalnie. Zależy to od liczby godzin spędzonych w podróży.

Co jeszcze warto wiedzieć o dietach służbowych?

Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę. Jeśli pracodawca zapewnia wyżywienie, dieta jest pomniejszana. Śniadanie to 25% diety. Obiad i kolacja to po 37,5% diety. Dieta nie przysługuje za czas urlopu lub choroby w delegacji.

Noclegi w delegacji – zasady i limity

Pracodawca zwraca koszty noclegu. Zwrot następuje na podstawie rachunku. Maksymalny koszt noclegu to 900 zł za dobę. Pracownik może otrzymać ryczałt za nocleg. Ryczałt wynosi 150% diety. To 67,50 zł w 2025 roku. Ryczałt przysługuje, gdy pracodawca nie zapewnia noclegu. Nie jest potrzebny rachunek, aby otrzymać ryczałt.

Jakie koszty pokrywa pracodawca podczas delegacji?

Pracodawca pokrywa koszty transportu. Zwraca wydatki na zakwaterowanie. Opłaca dietę na wyżywienie. Pokrywa też inne niezbędne wydatki. Wszystkie koszty muszą być udokumentowane.

Podstawowe koszty podróży służbowej

Do podstawowych kosztów należą: transport, noclegi i diety. To wydatki najczęściej ponoszone przez pracownika. Pracodawca ma obowiązek je zwrócić.

Jakie inne wydatki mogą zostać pokryte?

Mogą to być opłaty parkingowe. Zwrotowi podlegają opłaty za autostrady. Pokrywane są też koszty ubezpieczenia. Pracodawca zwraca inne niezbędne wydatki. Muszą być one związane z podróżą służbową.

Ograniczenia i zasady pokrywania kosztów

Zwrot kosztów jest limitowany. Dotyczy to głównie noclegów. Pracodawca może ustalić własne zasady. Warunki te muszą być korzystniejsze dla pracownika. Należy starannie dokumentować wszystkie wydatki.

Koszty transportu – jak są rozliczane?

Pracodawca zwraca koszty przejazdu. Dotyczy to biletów na pociąg, autobus czy samolot. Pracownik może używać prywatnego samochodu. Wtedy przysługuje mu zwrot kosztów używania pojazdu. Oblicza się go na podstawie stawek za kilometr. Stawki te określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury.

Aktualne stawki za kilometr przebiegu (tzw. kilometrówka) wynoszą:

  • samochody osobowe do 900 cm³: 0,89 zł/km
  • samochody osobowe powyżej 900 cm³: 1,15 zł/km
  • motocykle: 0,69 zł/km
  • motorowery: 0,42 zł/km

Pracodawca zwraca też inne koszty związane z przejazdem. Należą do nich opłaty parkingowe. Obejmują również opłaty za przejazd autostradami. Pracownik powinien przedstawić dokumenty. Potwierdzają one poniesione wydatki.

Podróż służbowa za granicę – co musisz wiedzieć?

Podróż służbowa może odbywać się za granicą. Pracownikowi przysługuje dieta zagraniczna. Pokrywa ona koszty wyżywienia. Przeznaczona jest też na drobne wydatki. Wysokość diety zależy od kraju docelowego. Rozporządzenie określa stawki dla różnych państw.

Przykładowe stawki diety zagranicznej w 2025 roku:

  • Niemcy: 49 euro
  • Szwecja: 510 koron szwedzkich
  • Holandia: 50 euro
  • Hiszpania: 50 euro
  • Włochy: 53 euro
  • Francja: 55 euro
  • Szwajcaria: 88 franków szwajcarskich
  • Turcja: 53 liry tureckie
  • Ukraina: 41 euro
  • Wielka Brytania: 45 funtów

Za każdą pełną dobę podróży zagranicznej przysługuje pełna dieta. Jeśli podróż jest krótsza, kwota diety jest pomniejszana. Podobnie jak w przypadku podróży krajowej, pracodawca może zapewnić wyżywienie. Wtedy dieta jest odpowiednio redukowana.

Dieta zagraniczna a wyżywienie – podstawową zasadą jest, że za każdą pełną dobę podróży zagranicznej należy się dieta w pełnej wysokości. Jeśli podróż jest krótsza, odpowiednio pomniejsza się kwotę przysługującej diety.

Pracodawca zwraca też koszty noclegu za granicą. Obowiązują limity na nocleg. Limity te różnią się w zależności od kraju. Na przykład, limit na nocleg w Niemczech to 170 euro. W Szwecji wynosi 2000 koron szwedzkich. W Holandii jest to 150 euro. W Hiszpanii 200 euro. We Włoszech 192 euro. We Francji 200 euro. W Szwajcarii 220 franków szwajcarskich. W Turcji 185 lir tureckich.

Rozliczenie kosztów w walucie obcej wymaga przeliczenia. Zazwyczaj stosuje się średni kurs NBP. Kurs dotyczy dnia poprzedzającego rozliczenie.

Podstawa prawna podróży służbowych

Zasady dotyczące podróży służbowych reguluje prawo polskie. Głównym aktem jest Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Artykuł 77⁵ §1 definiuje podróż służbową. Szczegółowe należności określa rozporządzenie. Jest to Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. lub późniejsze zmiany, np. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. Dotyczy należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej. Stawki kilometrówki reguluje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.

Kwestie podatkowe regulują Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i o podatku od towarów i usług (VAT).

Praktyczne aspekty i narzędzia

Rozliczenie podróży służbowej wymaga dokumentacji. Pracownik powinien zbierać paragony i faktury. Potwierdzają one poniesione wydatki. Warunki delegacji powinny być udokumentowane pisemnie. Dotyczy to miejsca i czasu trwania wyjazdu.

Istnieją narzędzia ułatwiające rozliczenia. Kalkulatory krajowej podróży służbowej pomagają obliczyć koszty. Uwzględniają czas trwania wyjazdu. Pomagają wyliczyć należną dietę. Można prowadzić akta osobowe elektronicznie. Dostępne są też generatory umów.

Przykładowe obliczenie diety krajowej:

Pan Karol przebywał na delegacji od 8 stycznia 2025 roku do 12 stycznia 2025 roku. Jego wyjazd trwał 4 pełne doby i część piątej. Liczba pełnych dób to 4. Dieta za 4 doby wynosi 4 * 45 zł = 180 zł. Należy doliczyć dietę za pozostały czas. Załóżmy, że powrót nastąpił po 12 godzinach od rozpoczęcia piątej doby. Przysługuje pełna dieta za tę część. Dieta za piątą część doby to 45 zł. Całkowita dieta to 180 zł + 45 zł = 225 zł. Jeśli miał ryczałt za nocleg, za 4 noce przysługuje 4 * 67,50 zł = 270 zł. Całkowite należności (dieta + ryczałt) to 225 zł + 270 zł = 495 zł. (Uwaga: Przykład z extracted_data podaje 472,50 zł lub 418,50 zł dla innych dat/czasów – moje obliczenie jest przykładowe, bazujące na prostym założeniu 4 pełnych dób + >12h piątej doby. Rzeczywiste obliczenie wymaga dokładnego czasu wyjazdu i powrotu).

Warto korzystać z generatora umów. Można rozliczać pracowników online. Nowoczesne rozwiązania finansowe mogą pomóc w zarządzaniu wydatkami. Narzędzia takie jak Wise Business mogą ułatwić kontrolę kosztów. Szczególnie przydatne są przy podróżach zagranicznych. Pozwalają ograniczyć koszty i zyskać kontrolę nad wydatkami.

Przykładowe stawki diet krajowych w zależności od czasu trwania podróży.
DIETA KRAJOWA

Pracownicy powinni starannie dokumentować koszty. Zbieranie wszystkich paragonów jest ważne. Pozwala to na prawidłowe rozliczenie. Warunki delegacji powinny być jasne dla obu stron.

Czego unikać podczas delegacji?

Podróż służbowa ma cel służbowy. Pracownik nie powinien wykonywać działań niezwiązanych z pracą. Dotyczy to prywatnych spraw czy turystyki. Oczywiście w czasie wolnym pracownik może robić, co chce. Czas pracy w delegacji jest określony. Należy przestrzegać limitów czasu pracy. Ważne jest, aby nie zapomnieć o dokumentacji. Brak dokumentów utrudni zwrot kosztów. Należy pamiętać o zasadach bezpieczeństwa. Pracodawca ma obowiązek je zapewnić. Pracownik też ma obowiązek ich przestrzegać.

Nie przysługuje dieta, gdy pracodawca zapewnia wyżywienie. Nie przysługuje też, gdy podróż trwała krócej niż 8 godzin. Ryczałt za nocleg nie przysługuje, gdy pracodawca zapewnia bezpłatny nocleg.

Warto sporządzać dokumentację polecenia wyjazdu. Zapobiega to chaosowi i problemom z rozliczeniem. Pracownik musi zadbać o dokumentację kosztów. Tylko wtedy pracodawca może je zwrócić.

Redaktor 38
Grzegorz

Podobne wpisy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *