PIT-11 2025: Kluczowe terminy i sposoby doręczenia
PIT-11 to ważny dokument. Pracodawcy muszą go przekazać w określonych terminach. Dotyczy to pracowników i urzędu skarbowego. Zobacz, jakie zasady obowiązują w 2025 roku.
Co to jest PIT-11?
PIT-11 to kluczowy dokument podatkowy. Pracodawca lub zleceniodawca go sporządza. Informuje o dochodach uzyskanych przez podatnika. Zawiera dane o pobranych zaliczkach na podatek. Pokazuje też składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. PIT-11 nie jest rocznym rozliczeniem podatkowym. Stanowi jednak podstawę do jego sporządzenia. Na jego podstawie rozliczysz się na formularzach PIT-36 lub PIT-37.
Kto i komu przekazuje PIT-11?
Obowiązek sporządzenia PIT-11 spoczywa na płatniku. Płatnikiem jest najczęściej pracodawca lub zleceniodawca. Składa go każdy zatrudniający pracowników. Dotyczy to umów o pracę, zlecenia i o dzieło. PIT-11 jest składany bez względu na charakter umowy. Pracodawca musi poinformować skarbówkę o zarobkach pracowników. Dotyczy to także osób do 26 roku życia. Nawet jeśli nie pobierano zaliczek na podatek. Pracodawca nie sporządza PIT-11 dla umów do 200 zł. Wtedy stosuje się inne zasady rozliczeń.
Najważniejsze terminy PIT-11 w 2025 roku
Pracodawcy mają dwa kluczowe terminy. Pierwszy dotyczy urzędu skarbowego. Drugi dotyczy pracownika. Czas na przekazanie dokumentu do urzędu skarbowego mija 31 stycznia 2025 roku. PIT-11 musi być przesłany elektronicznie do urzędu. Termin przekazania PIT-11 pracownikowi upływa 28 lutego 2025 roku. Jest to ostateczny termin na doręczenie dokumentu podatnikowi. Pracodawca ma obowiązek dotrzymać obu dat.
| Adresat | Termin w 2025 roku |
|---|---|
| Urząd Skarbowy | 31 stycznia |
| Pracownik/Podatnik | 28 lutego |
Jak pracodawca może doręczyć PIT-11?
PIT-11 można przekazać na dwa sposoby. Dopuszczalne formy doręczenia to forma papierowa i elektroniczna. Wybór zależy od preferencji i możliwości płatnika. Niektórzy płatnicy wciąż wysyłają PIT papierowy. Mogą to zrobić listem poleconym. Większość pracodawców wybiera formę elektroniczną. Jest szybsza i wygodniejsza. PIT-11 może być wysłany elektronicznie do pracownika. Może być też przekazany w formie tradycyjnej.
Doręczenie elektroniczne – wymogi i zasady
Elektroniczne doręczenie PIT-11 staje się standardem. Pracodawca może wysłać PIT-11 na adres e-mail pracownika. Musi jednak uzyskać zgodę pracownika. Dokument wysłany elektronicznie musi być w formie pliku PDF. Powinien być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził taką możliwość. Powiedział, że „Przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 (…) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym (…) stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku.” Zaleca się posiadanie dowodu doręczenia e-maila. Pracodawcy powinni uzyskiwać pisemną zgodę pracowników na taką formę. Systemy informatyczne ułatwiają wymianę tych informacji.
Przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku. – Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej
Co zrobić, gdy nie otrzymasz PIT-11 w terminie?
Nie otrzymałeś PIT-11 od pracodawcy? Nie martw się. Brak deklaracji nie zwalnia Cię z obowiązku rozliczenia podatku. Termin na złożenie rocznej deklaracji upływa 30 kwietnia 2025 roku. Możesz podjąć kilka kroków. Skontaktuj się z pracodawcą lub zleceniodawcą. Poproś o wystawienie kopii PIT-11. Możesz też sprawdzić usługę Twój e-PIT. Dane z PIT-11 powinny być tam dostępne. Można skorzystać z danych dostępnych na portalu Ministerstwa Finansów. W ostateczności samodzielnie oszacuj dochody. Pamiętaj o terminie złożenia swojego PIT-37 lub PIT-36.
Czy muszę czekać na PIT-11, aby się rozliczyć?
Nie, nie musisz czekać. Nieotrzymanie deklaracji PIT-11 nie zwalnia z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego. Możesz skorzystać z danych w usłudze Twój e-PIT lub samodzielnie oszacować dochody.
PIT-11 a usługa Twój e-PIT
Usługa Twój e-PIT ułatwia rozliczenie podatku. Dostępna jest na stronie podatki.gov.pl. Znajdziesz tam wstępnie wypełnione zeznanie podatkowe. Dane pochodzą między innymi z deklaracji PIT-11. Usługa Twój e-PIT jest zwykle dostępna od 15 lutego. W 2025 roku będzie podobnie. System automatycznie uzupełnia wiele informacji. Sprawdź poprawność danych w usłudze. Możesz zaakceptować zeznanie lub je zmodyfikować. Rozliczenie online przyspiesza zwrot nadpłaconego podatku.
Konsekwencje dla pracodawcy za spóźnienie lub błędy
Pracodawca ponosi odpowiedzialność za terminy. Brak terminowego przesłania PIT-11 to wykroczenie skarbowe. Grozi za to kara grzywny. Maksymalna kara grzywny może wynosić 180 tzw. stawek dziennych. Znaczne opóźnienie może być uznane za przestępstwo skarbowe. Błędy w deklaracji PIT-11 także mają konsekwencje. Mogą prowadzić do wezwania do korekty dokumentu. Brak przesłania PIT-11 może skutkować kontrolą podatkową. Pracownicy mogą domagać się rekompensaty. Dzieje się tak za poniesione straty. Obowiązki pracodawcy są jasno określone przez prawo podatkowe.
| Typ konsekwencji | Opis |
|---|---|
| Grzywna za wykroczenie skarbowe | Kara za brak terminowego przesłania PIT-11. |
| Odpowiedzialność za przestępstwo skarbowe | Grozi za znaczne opóźnienia lub dotyczenie wielu pracowników. |
| Kontrola skarbowa | Możliwa w przypadku braku przesłania dokumentów. |
| Roszczenia ze strony pracowników | Pracownik może żądać rekompensaty za straty. |
| Problemy z urzędem skarbowym | Błędne dane wymagają korekty dokumentu. |
Podsumowanie
PIT-11 to kluczowy dokument dla każdego pracownika. Pracodawca ma obowiązek go sporządzić i przekazać. Terminy na 2025 rok są jasne. Do końca stycznia do urzędu skarbowego. Do końca lutego do pracownika. Możliwe jest doręczenie papierowe lub elektroniczne. Elektroniczne wymaga zgody pracownika i podpisu. Brak PIT-11 nie zwalnia z obowiązku rozliczenia. Można skorzystać z usługi Twój e-PIT. Pracodawcy muszą pamiętać o terminach. Niedopełnienie obowiązków grozi karami finansowymi. Wiedza o tych zasadach ułatwia prawidłowe rozliczenie podatku.