Odmowa pracy zdalnej przez pracodawcę – co musisz wiedzieć?
Praca zdalna stała się powszechna w polskim prawie pracy. Nowe przepisy Kodeksu pracy regulują tę formę zatrudnienia. Pracodawca może odmówić pracy zdalnej, ale nie zawsze. Dowiedz się, kiedy odmowa jest możliwa.
Czym jest praca zdalna w świetle prawa?
Praca zdalna to nowa forma wykonywania obowiązków. Wprowadziła ją nowelizacja Kodeksu pracy. Przepisy obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Praca może odbywać się całkowicie poza biurem. Możliwe jest też wykonywanie pracy częściowo zdalnie. Pracownik wykonuje pracę w miejscu przez siebie wskazanym. Miejsce to musi być uzgodnione z pracodawcą. Pracownik składa oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych. Potwierdza też warunki techniczne do pracy zdalnej.
Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną z dowolnego miejsca?
Miejsca wykonywania pracy zdalnej muszą być uzgodnione z pracodawcą. Pracownik nie może pracować zdalnie bez zgody pracodawcy z miejsca innego niż uzgodnione.
Podstawy wykonywania pracy zdalnej
Kodeks pracy wyróżnia różne podstawy pracy zdalnej. Może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę. Można też ustalić ją w trakcie zatrudnienia. Praca zdalna może być polecona przez pracodawcę. Dzieje się tak w szczególnych okolicznościach. Pracodawca może nakazać pracę zdalną w czasie stanu nadzwyczajnego. Polecenie pracy zdalnej jest możliwe z przyczyn niezależnych. Muszą to być przyczyny losowe. Polecenie wydaje się na czas określony. Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej. Wymaga to co najmniej dwudniowego uprzedzenia.
Kiedy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?
Pracodawca ma prawo odmówić pracy zdalnej. Decyzja nie może być arbitralna. Odmowa musi być formalna i uzasadniona. Pracodawca informuje o odmowie w formie pisemnej lub elektronicznej. Ma na to 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Decyzja pracodawcy zależy od charakteru pracy. Nie wszystkie stanowiska nadają się do pracy zdalnej.
Jakie są przykłady stanowisk, na których odmowa pracy zdalnej jest uzasadniona?
Pani Anna pracuje jako doradca klienta w sklepie z odzieżą. Jej praca wymaga bezpośredniego kontaktu z klientem. Pan Jan jest technikiem. Potrzebuje dostępu do laboratorium w siedzibie pracodawcy. W obu przypadkach odmowa pracy zdalnej jest uzasadniona.
Pracodawca może odmówić pracy zdalnej, gdy organizacja pracy na danym stanowisku. Może też odmówić, gdy rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie zdalnie. Na przykład, specjalista ds. administracyjnych może potrzebować dostępu do dokumentów w biurze. Grafik komputerowy może wymagać pracy zespołowej na miejscu. Analityk finansowy może potrzebować regularnych spotkań w biurze.
Ważne jest, aby pracodawca przedstawił obiektywny powód odmowy.
Uprzywilejowane grupy pracowników a odmowa pracy zdalnej
Kodeks pracy chroni pewne grupy pracowników. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez tych pracowników. Odmowa jest możliwa tylko w wyjątkowych przypadkach. Odmowa musi być uzasadniona. Uzasadnienie dotyczy organizacji pracy lub rodzaju pracy.
Do uprzywilejowanych grup należą:
- Pracownice w ciąży.
- Pracownicy wychowujący dziecko do 4 roku życia.
- Pracownicy opiekujący się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie.
- Rodzice dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności.
- Rodzice dzieci chorych na ciężką chorobę.
Pracodawcy muszą działać ostrożnie przy odmowie pracy zdalnej tym grupom. Odmowa może być podstawą do złożenia skargi na dyskryminację.
Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej rodzicowi dziecka do lat 4?
Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia. Odmowa jest możliwa tylko wtedy, gdy praca nie może być wykonywana zdalnie ze względu na jej rodzaj. Odmowa może wynikać też z organizacji pracy. Pracodawca musi uzasadnić taką odmowę.
Okazjonalna praca zdalna
Praca zdalna okazjonalna to elastyczne rozwiązanie. Pracownik może z niej korzystać. Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej wynosi maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Wnioski o pracę zdalną okazjonalną składa się każdorazowo. Pracodawca nie może uzależniać liczby dni od wymiaru czasu pracy. Warto zrozumieć swoje prawa i obowiązki.
Czy pracodawca musi uzasadnić odmowę pracy zdalnej okazjonalnej?
Nie, odmowa wniosku o pracę zdalną okazjonalną nie wymaga uzasadnienia. Pracodawca ma prawo odmówić bez podania przyczyny.
Warto regulować zasady wnioskowania o pracę zdalną okazjonalną. Można to zrobić w regulaminie pracy.
Co zrobić w przypadku odmowy pracy zdalnej?
Pracownik może odwołać się od decyzji pracodawcy. Możliwe jest wniesienie wewnętrznego odwołania do pracodawcy. Można też skierować sprawę do Inspekcji Pracy. Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie przepisów. Kolejnym krokiem może być wniesienie sprawy do sądu pracy. Odmowa zgody na pracę zdalną upoważnia pracownika do odwołania. Odwołanie kieruje się do sądu pracy. Złożenie skargi na podstawie dyskryminacji jest możliwe. Dotyczy to sytuacji, gdy odmowa narusza zasadę równego traktowania. Wartość przedmiotu sporu do 50 000 zł jest zwolniona z opłat sądowych.
Gdzie szukać pomocy po odmowie pracy zdalnej?
Możesz zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy. Możesz też skonsultować się z prawnikiem. W ostateczności można wnieść sprawę do sądu pracy.
Obowiązki pracodawcy i koszty pracy zdalnej
Pracodawca ma obowiązki związane z pracą zdalną. Musi zapewnić materiały i narzędzia pracy. Pokrywa koszty związane z instalacją. Zwraca koszty serwisu i eksploatacji narzędzi pracy. Kwestie techniczne dotyczące kosztów reguluje porozumienie. Reguluje je też regulamin pracy zdalnej. Pracodawca powinien zweryfikować stanowiska pracy. Sprawdza możliwość ich świadczenia zdalnie. Sporządza stosowne regulacje wewnątrzzakładowe. Przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego. Dotyczy to prac wykonywanych zdalnie. Koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych mogą być zwracane.
„Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.”
Podsumowanie
Przepisy o pracy zdalnej obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku. Pracodawca może odmówić pracy zdalnej. Musi to zrobić w sposób formalny. Odmowa musi być uzasadniona, zwłaszcza dla grup uprzywilejowanych. Odmowa okazjonalnej pracy zdalnej nie wymaga uzasadnienia. Pracownik ma możliwości odwołania od decyzji pracodawcy. Może skorzystać z pomocy PIP lub sądu pracy. Warto dostosować organizację pracy. Umożliwi to pracę zdalną tam, gdzie to możliwe. Pracodawca powinien kierować się zasadą równego traktowania.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141). Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240).
