Monitoring pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć
Pracodawca może kontrolować pracowników w miejscu pracy. Stosowanie monitoringu regulują przepisy prawa. Dowiedz się, kiedy monitoring jest legalny i jakie prawa masz jako pracownik.
Czym jest monitoring w miejscu pracy?
Monitoring w zakładzie pracy to forma nadzoru. Służy kontroli terenu firmy. Pracodawcy kontrolują sposób wykonywania obowiązków. Większość firm biurowych monitoruje komputery. Sprawdzają też służbową pocztę e-mail. Monitoring wizyjny jest coraz bardziej powszechny. Instalacja kamer na terenie zakładu pracy jest istotnym elementem zarządzania bezpieczeństwem. Stosowanie narzędzi rejestrujących działania pracowników uzasadnia się troską o zabezpieczenie interesu pracodawcy.
Podstawy prawne monitoringu pracowników
Monitoring w miejscu pracy nie jest nielegalny. Musi być jednak zgodny z przepisami. W Polsce kwestie monitoringu regulują Kodeks pracy oraz przepisy RODO. Kodeks pracy wyznacza dopuszczalne granice stosowania monitoringu. Problematyka kontroli poczty elektronicznej pracowników została uregulowana w art. 22³ Kodeksu pracy. RODO wprowadziło nowe przepisy do Kodeksu pracy dotyczące monitoringu. Monitoring wizyjny wymaga przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Dotyczy to w szczególności RODO oraz kodeksu pracy.
Forma kontroli stosowanej przez pracodawcę powinna być adekwatna do sytuacji.
Pracodawcy mieli czas do końca września 2018 roku. Musieli dostosować się do nowych wymagań.
Prezes UODO uspokaja – pracodawcy powinni przede wszystkim podjąć działania dostosowujące.
Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring?
Monitoring może być prowadzony w uzasadnionych przypadkach. Pracodawca ma prawo go zamontować. Celami są: zadbanie o bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji, zachowanie tajemnicy informacji. Ujawnienie takich informacji mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring może służyć zarówno ochronie mienia przedsiębiorstwa, jak i zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom. Monitorowanie pracowników jest dopuszczalne. Odbywa się tylko w uzasadnionych przypadkach. Zakres jest ograniczony.
Jakie są rodzaje monitoringu w pracy?
Istnieje kilka form monitoringu. Najczęściej spotykany to monitoring wizyjny. Obejmuje instalację kamer. Inne formy to monitoring poczty elektronicznej. Pracodawca może też monitorować aktywność w sieci. Możliwy jest monitoring danych przesyłanych na urządzenia przenośne. Firmy stosują systemy GPS do monitorowania pojazdów. Zautomatyzowane systemy ewidencjonowania czasu pracy to kolejna forma. Monitoring połączeń telefonicznych lub wiadomości SMS również bywa stosowany. Monitoring wizyjny jest uznawany za wysoce inwazyjny. Nagrywanie dźwięku nie jest objęte definicją monitoringu w Kodeksie pracy. Podsłuch w pracy nie jest legalny. Wymagałby zgody pracowników.
Monitoring poczty służbowej
Dopuszczalność stosowania monitoringu poczty elektronicznej jest uwarunkowana. Pracodawca musi spełnić warunki formalne. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji. Nie może też naruszać innych dóbr osobistych pracownika.
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Pracodawca powinien kierować się zasadą poszanowania dóbr osobistych. Dotyczy to w szczególności prawa do prywatności.
Czy pracodawca może prowadzić monitoring poczty elektronicznej?
Tak, pracodawca może monitorować pocztę służbową. Musi jednak spełnić warunki formalne. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani prywatności.
Prywatna korespondencja w służbowej poczcie
Pracownicy czasem używają służbowego konta do prywatnej korespondencji. Pracodawcy powinni ustalić zasady postępowania. Regulacje wewnątrzzakładowe mogą określać sposób identyfikacji czynności prywatnych. Sugeruje się wprowadzenie oznaczeń identyfikujących wiadomości prywatne.
Gdzie monitoring jest zabroniony?
Monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych. Dotyczy to też szatni, stołówek i pomieszczeń związków zawodowych. Monitoring nie może być zamontowany w takich miejscach. Niedozwolone jest instalowanie kamer w pomieszczeniach socjalnych.
Czy monitoring może obejmować miejsca takie jak toalety, szatnie czy stołówki?
Nie, monitoring jest zabroniony w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach i pomieszczeniach związków zawodowych.
Obowiązki pracodawcy przy wprowadzaniu monitoringu
Pracodawca ma wiele obowiązków. Musi poinformować pracowników o monitoringu. Informacja musi być przekazana co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pomieszczenia i teren monitorowany powinny być wyraźnie oznaczone. Kwestie związane z kontrolą powinny być określone. Dotyczy to umowy o pracę lub regulaminu pracy. Zaleca się wprowadzenie odpowiednich zapisów. Powinny znaleźć się w Regulaminie pracy i Polityce RODO. Pracodawca musi zapewnić ochronę danych z monitoringu. Dostęp do nagrań powinien być ściśle limitowany. Pracodawcy muszą zadbać o wyraźne cele stosowania monitoringu. Muszą też informować pracowników o ich prawach.
Czy trzeba informować pracowników o montażu kamer?
Tak, pracownicy muszą zostać poinformowani o monitoringu. Pracodawca powinien ich uprzedzić co najmniej 2 tygodnie wcześniej.
Czy monitorowanie miejsca pracy za pomocą kamer wymaga zgody pracowników?
Pracodawca nie musi uzyskać zgody pracowników na monitoring. Ma jednak obowiązek ich o nim poinformować.
Przechowywanie i wykorzystanie nagrań z monitoringu
Nagrania z monitoringu są danymi osobowymi. Podlegają szczególnej ochronie.
Nagrania z monitoringu video są danymi, które podlegają szczególnej ochronie.
Nagrania można przechowywać maksymalnie przez 3 miesiące. Po tym czasie dane muszą zostać usunięte. Pracodawca musi przestrzegać zasady minimalizacji danych. Nagrania mogą być wykorzystane tylko w celach, dla których monitoring został wprowadzony.
Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer?
Nagrania z monitoringu w pracy mogą być przechowywane maksymalnie przez trzy miesiące.
Do czego można wykorzystać nagrania?
Nagrania można wykorzystać w celach związanych z bezpieczeństwem, ochroną mienia, kontrolą produkcji czy zachowaniem tajemnicy informacji.
Prawa pracownika w związku z monitoringiem
Pracownik ma prawo do prywatności. Ma prawo być poinformowany o monitoringu. Zasady stosowanego monitoringu powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Pracownicy mają prawa wynikające z RODO. Mogą żądać dostępu do swoich danych. Mogą też wnosić sprzeciw. Pracodawcy powinni dbać o to. Dobra osobiste i prawo pracowników do prywatności nie mogą być naruszone.
Jakie prawa przysługują pracownikowi w związku z monitoringiem?
Pracownik ma prawo do informacji o monitoringu. Ma też prawo do prywatności i ochrony danych osobowych.
Konsekwencje nielegalnego monitorowania
Nielegalne monitorowanie pracowników może mieć poważne konsekwencje. Pracodawca może narazić się na kary. Dotyczy to kar wynikających z Kodeksu pracy i RODO. Pracownik może dochodzić swoich praw. Może złożyć skargę do UODO. Może też wystąpić na drogę sądową. PIP może kontrolować sposób monitorowania pracowników. Pracodawca powinien upewnić się. Wszystkie wymogi prawne związane z monitoringiem są spełnione. Monitoring w zakładach pracy powinien być zgodny z prawem. Nie może naruszać godności pracowników.
