Kto płaci za zwolnienie lekarskie (L4)? ZUS czy pracodawca?

Zwolnienie lekarskie, popularnie nazywane L4, to dokument potwierdzający czasową niezdolność do pracy. W Polsce koszty związane z chorobą pracownika dzielone są między pracodawcę a Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla obu stron.

Podstawowe zasady finansowania L4 w Polsce

System świadczeń chorobowych w Polsce regulują przepisy prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Pracownik ma prawo do wsparcia finansowego, gdy choroba uniemożliwia wykonywanie obowiązków. Odpowiedzialność za wypłatę świadczeń spoczywa na pracodawcy oraz ZUS.

Przez określony czas płaci pracodawca. Następnie obowiązek ten przejmuje ZUS. To zależy od długości trwania niezdolności do pracy. Wpływ ma też wiek pracownika i wielkość firmy.

Kiedy za L4 płaci pracodawca?

Pracodawca ponosi koszty wynagrodzenia chorobowego przez pierwsze dni zwolnienia. Okres ten wynosi 33 dni w ciągu roku kalendarzowego. Zasada ta dotyczy pracowników, którzy nie ukończyli 50 lat.

Dla pracowników powyżej 50. roku życia okres ten jest krótszy. Pracodawca płaci wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 14 dni absencji. Po upływie tego czasu, odpowiedzialność finansową przejmuje ZUS.

Wynagrodzenie chorobowe jest zawsze wypłacane przez pracodawcę. Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty świadczenia. Powinien być dobrze zaznajomiony z procedurami.

Pracodawca powinien utrzymywać regularny kontakt z pracownikiem. Może to ułatwić formalności. Należy pamiętać o tych obowiązkach.

• Pracodawca płaci przez 33 dni (pracownicy do 50 lat).
• Pracodawca płaci przez 14 dni (pracownicy powyżej 50 lat).
• Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe.

Kiedy za L4 płaci ZUS?

ZUS zaczyna wypłacać zasiłek chorobowy po okresie finansowanym przez pracodawcę. Dla pracowników do 50 lat ZUS płaci od 34. dnia niezdolności do pracy. Dla pracowników powyżej 50 lat ZUS płaci od 15. dnia zwolnienia.

ZUS ponosi odpowiedzialność za wypłatę zasiłku chorobowego. Dzieje się tak po otrzymaniu decyzji od ZUS. ZUS wypłaca zasiłek za każdy dzień niezdolności do pracy.

Istnieją przypadki, gdy ZUS płaci od pierwszego dnia zwolnienia. Dotyczy to osób prowadzących działalność gospodarczą. Dotyczy to także pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie, jeśli przystąpili do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

ZUS może też wypłacać zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia. Pracodawca wysyła do ZUS formularz Z-3. Na podstawie tego formularza ZUS ustala wysokość zasiłku.

• ZUS płaci od 34. dnia (pracownicy do 50 lat).
• ZUS płaci od 15. dnia (pracownicy powyżej 50 lat).
• ZUS płaci od 1. dnia dla DG i zleceniobiorców (jeśli ubezpieczeni).

Okres wyczekiwania na świadczenie chorobowe

Aby uzyskać prawo do świadczeń chorobowych, pracownik musi spełnić warunek okresu wyczekiwania. Oznacza to, że musi być objęty ubezpieczeniem przez określony czas. Okres wyczekiwania wynosi 30 dni dla ubezpieczenia obowiązkowego.

Dla ubezpieczenia dobrowolnego okres wyczekiwania jest dłuższy. Wynosi on 90 dni. Dotyczy to na przykład osób na umowie zlecenie lub prowadzących działalność gospodarczą. Ważne jest, aby pamiętać o tym okresie.

• Okres wyczekiwania: 30 dni (ubezpieczenie obowiązkowe).
• Okres wyczekiwania: 90 dni (ubezpieczenie dobrowolne).

Ile wynosi świadczenie chorobowe? 80% czy 100%?

Większość przypadków chorobowych uprawnia do świadczenia w wysokości 80% podstawy wymiaru. Podstawa wymiaru to zazwyczaj średnie miesięczne wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy. Wynagrodzenie chorobowe wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku za większość dni zwolnienia.

Istnieją jednak sytuacje, gdy pracownik ma prawo do 100% wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego. Dzieje się tak w kilku określonych przypadkach. Pełnopłatne zwolnienie lekarskie jest wyjątkiem od reguły.

Świadczenie wynosi 100% w przypadku choroby związanej z ciążą. Dotyczy to także wypadku przy pracy. Choroba zawodowa również uprawnia do pełnego świadczenia. Podobnie badania na dawcę narządów lub komórek.

Podstawa wymiaru zasiłku nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia. Wzrost minimalnego wynagrodzenia zwiększa podstawę wymiaru świadczeń. Warto zorientować się, na jakie środki można liczyć.

Procentowa wysokość świadczenia chorobowego w zależności od przyczyny L4.

Kody na L4 a wysokość świadczenia

Lekarz wystawiający zwolnienie lekarskie (e-ZLA) umieszcza na nim specjalne kody. Kody te informują o przyczynie niezdolności do pracy. Niektóre kody wpływają na wysokość wypłacanego świadczenia. Znajomość tych kodów jest przydatna.

Kod B dotyczy zwolnienia lekarskiego związanego z ciążą. Ten kod oznacza 100% płatne chorobowe. Kod W oznacza niezdolność do pracy spowodowaną wypadkiem przy pracy. Również uprawnia do 100% świadczenia.

Kod C dotyczy chorób zawodowych. Zapewnia pełną wysokość świadczenia. Kod D używany jest w przypadku zwolnienia związanego z badaniami dla celów dawstwa. Obejmuje dawstwo komórek, tkanek lub narządów. Ten kod także gwarantuje 100% świadczenia.

• Kod B: Ciąża (100%).
• Kod W: Wypadek przy pracy (100%).
• Kod C: Choroba zawodowa (100%).
• Kod D: Dawstwo (100%).

Zwolnienie lekarskie a rodzaj zatrudnienia

Zasady wypłaty świadczeń chorobowych różnią się w zależności od formy zatrudnienia. Pracownicy etatowi (umowa o pracę) podlegają standardowym regułom. Pracodawca płaci przez 33 lub 14 dni, potem ZUS.

Osoby zatrudnione na umowę zlecenie mogą otrzymać zasiłek chorobowy. Muszą w tym celu przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeśli są ubezpieczeni, ZUS wypłaca im zasiłek od pierwszego dnia absencji. Obowiązuje ich jednak 90-dniowy okres wyczekiwania.

Podobnie jest z osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą. Mogą przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Jeśli to zrobią, ZUS wypłaca im zasiłek od pierwszego dnia niezdolności. Tutaj również obowiązuje 90-dniowy okres wyczekiwania.

W firmach zatrudniających poniżej 20 osób, pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe (33/14 dni), a zasiłek chorobowy zawsze wypłaca ZUS. W firmach powyżej 20 osób, pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe, a następnie jest upoważniony do wypłaty zasiłku chorobowego w imieniu ZUS (po przekazaniu danych w formularzu Z-3).

Rola e-ZLA i PUE ZUS

Obecnie zwolnienia lekarskie wystawiane są wyłącznie w formie elektronicznej. Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) to standard. Lekarz przesyła je elektronicznie do ZUS.

ZUS automatycznie udostępnia e-ZLA pracodawcy na Platformie Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Pracownik nie musi już dostarczać papierowego zwolnienia. To usprawnia proces. Umożliwia automatyczne przesyłanie dokumentów.

PUE ZUS to kluczowe narzędzie dla pracodawców i ubezpieczonych. Służy do komunikacji z ZUS. Pracodawca może tam sprawdzić zwolnienia pracowników. Może też przesłać niezbędne dokumenty, na przykład formularz Z-3.

Wprowadzenie elektronicznych zwolnień to praktyczna zmiana. Przyspiesza wypłaty świadczeń. Zmniejsza liczbę formalności. Jest to korzystne dla wszystkich stron.

• e-ZLA: Elektroniczne zwolnienie lekarskie.
• PUE ZUS: Platforma do kontaktu z ZUS.
• Formularz Z-3: Przesyłany przez pracodawcę do ZUS.

Zmiany w 2025 roku a wysokość świadczeń

Od 1 stycznia 2025 roku wzrosło minimalne wynagrodzenie za pracę. Nowa kwota wynosi 4666 zł brutto miesięcznie. Ten wzrost ma bezpośredni wpływ na wysokość świadczeń chorobowych.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia po odliczeniu składek. W 2025 roku podstawa ta wynosi około 4026,30 zł. Dzienna stawka wynagrodzenia chorobowego dla osoby z minimalną pensją wzrośnie.

Kwota dzienna wynagrodzenia chorobowego wyniesie około 134,21 zł. To wzrost o około 10 zł w porównaniu do poprzedniego roku. Wzrost minimalnej pensji zwiększa podstawę wymiaru świadczeń chorobowych. Dotyczy to osób otrzymujących minimalne wynagrodzenie.

• Minimalne wynagrodzenie 2025: 4666 zł brutto.
• Szacowana podstawa wymiaru: 4026,30 zł.
• Szacowana dzienna stawka (80%): 134,21 zł.

Maksymalny okres pobierania świadczenia

Zasiłek chorobowy przysługuje przez określony, maksymalny czas. Domyślny okres zasiłkowy wynosi 182 dni. Liczy się go od pierwszego dnia niezdolności do pracy.

Istnieją wyjątki od tej zasady. Okres zasiłkowy może być dłuższy w szczególnych przypadkach. W przypadku niezdolności do pracy spowodowanej gruźlicą, okres ten wynosi 270 dni. Taki sam okres obowiązuje w przypadku niezdolności do pracy w trakcie ciąży.

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego, pracownik może ubiegać się o świadczenie rehabilitacyjne. Przysługuje ono osobom, które po zakończeniu zasiłku są nadal niezdolne do pracy. Jednocześnie dalsze leczenie lub rehabilitacja dają szansę na powrót do aktywności zawodowej.

Świadczenie rehabilitacyjne może być wypłacane przez maksymalnie 12 miesięcy. Decyzję o przyznaniu świadczenia podejmuje ZUS. Wymaga to zazwyczaj opinii lekarza orzecznika ZUS.

Maksymalne okresy pobierania świadczeń związanych z niezdolnością do pracy (dni).

Podsumowanie kluczowych informacji

Finansowanie zwolnienia lekarskiego w Polsce jest podzielone. Pracodawca płaci wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 lub 14 dni. ZUS wypłaca zasiłek chorobowy po tym okresie. ZUS płaci też od pierwszego dnia w innych sytuacjach, np. dla DG czy zleceniobiorców.

Wysokość świadczenia wynosi standardowo 80% podstawy wymiaru. W określonych przypadkach, jak ciąża czy wypadek przy pracy, przysługuje 100%. Obowiązuje okres wyczekiwania na prawo do świadczenia.

Elektroniczne zwolnienia lekarskie ułatwiają proces. Są przesyłane automatycznie do ZUS i pracodawcy. Zmiany w minimalnym wynagrodzeniu w 2025 roku wpłynęły na wysokość świadczeń. Maksymalny okres pobierania zasiłku to 182 lub 270 dni.

Pracownicy i pracodawcy powinni znać swoje prawa i obowiązki. Zasady te mogą ulegać zmianom. Warto śledzić aktualne przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych.

• Pracodawca płaci wynagrodzenie chorobowe (33/14 dni).
• ZUS płaci zasiłek chorobowy (po 33/14 dniach, lub od 1. dnia dla DG/zlecenie).
• Świadczenie wynosi 80% lub 100% podstawy.
• Obowiązuje okres wyczekiwania (30/90 dni).
• Maksymalny okres zasiłku to 182/270 dni.