Kto płaci składki ZUS za pracownika? Obowiązki i weryfikacja

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością odprowadzania składek ZUS. Wyjaśniamy, kto ponosi te koszty, jakie składki obowiązują i jak pracownik może sprawdzić ich regularne opłacanie.

Podstawowe zasady opłacania składek ZUS

System ubezpieczeń społecznych w Polsce obejmuje składki na ZUS. Każdy pracodawca i pracownik musi płacić te składki. Dotyczy to ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Obowiązek przekazania ich do ZUS należy do płatnika składek. Płatnikiem jest zazwyczaj pracodawca.

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu. Obowiązek ten trwa od chwili nawiązania stosunku pracy. Ustaje w momencie zakończenia pracy. Pracownik podlega obowiązkowo wszystkim ubezpieczeniom społecznym. Ubezpieczenie zdrowotne nie jest ubezpieczeniem społecznym. Pracownik podlega jednak temu ubezpieczeniu.

Składki ZUS: Kto płaci ile?

Składki ZUS pobierane są od wynagrodzenia brutto. Niektóre składki opłaca pracownik samodzielnie. Pozostałe opłaca zakład pracy. Pracodawca i pracownik finansują razem tylko dwie składki ZUS. Są to składka emerytalna i rentowa. Koszty zatrudnienia pracownika w 2024 roku wrosły. Pensja brutto to nie wszystko. Wynagrodzenie netto jest pomniejszone o składki społeczne i podatek. Wraz z rokiem 2020 weszła składka na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK). Pracownik powinien zadeklarować chęć rezygnacji z odprowadzania składek do PPK, jeśli nie chce w nich uczestniczyć.

Oto podział składek na ubezpieczenia:

Składka	Pracodawca	Pracownik	Razem
Emerytalna	9,76%	9,76%	19,52%
Rentowa	6,50%	1,50%	8,00%
Chorobowa	–	2,45%	2,45%
Wypadkowa	od 0,67% do 3,33%	–	od 0,67% do 3,33%
Zdrowotna	–	9,00%	9,00%
Fundusz Pracy	2,45%	–	2,45%
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,10%	–	0,10%
Fundusz Emerytur Pomostowych	1,5% (jeśli dotyczy)	–	1,5% (jeśli dotyczy)

Składka wypadkowa zależy od stopnia ryzyka zawodowego. Składki ZUS pracodawcy wynoszą od 19,48% do 22,14%. Maksymalne opłaty ZUS-owskie dla pracodawcy wynoszą 22,14%. Maksymalne opłaty ZUS-owskie dla pracownika wynoszą 22,71%.

PPK finansowane są przez pracownika i pracodawcę. Pracownik wpłaca 2% wynagrodzenia brutto. Pracodawca wpłaca 1,5% wynagrodzenia brutto.

Koszt zatrudnienia a minimalne wynagrodzenie

Wysokość składek zależy od podstawy wymiaru. Podstawą jest najczęściej wynagrodzenie brutto. Minimalne wynagrodzenie wpływa na minimalne koszty składek. Wynagrodzenie minimalne 1.01.2023-30.06.2023 wynosiło 3490 zł brutto. Od 1.07.2023 do 31.12.2023 wynosiło 3600 zł brutto. Prawdopodobne wynagrodzenie minimalne 1.01.2024-30.06.2024 wynosi 4242 zł brutto. Od 1.07.2024 do 31.12.2024 wynosi 4300 zł brutto.

Całkowity koszt pracodawcy przy minimalnym wynagrodzeniu w styczniu 2024 to 5110,76 zł. W lipcu 2024 to 5180,64 zł. Składki ZUS za pracowników w 2025 roku nie uległy zmianie w stosunku do lat ubiegłych. Minimalne wynagrodzenie w 2025 roku wynosi 4666 zł. Minimalna podstawa wymiaru składki w 2025 roku wynosi 5203,80 zł.

W celu wyliczenia wynagrodzenia i kosztu zatrudnienia, warto skorzystać z kalkulatora wynagrodzeń.

Jak pracownik może sprawdzić opłacanie składek ZUS?

Pracownik może sprawdzić opłacanie składek ZUS. Chce dbać o swoje prawa pracownicze i zabezpieczenie społeczne. Brak odprowadzania składek ZUS przez pracodawcę to poważna sprawa. Istnieje kilka sposobów, aby to sprawdzić. Żadne z nich nie są skomplikowane.

Oto metody weryfikacji składek ZUS:

• Sprawdzanie składek przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS).
• Weryfikacja składek przez infolinię ZUS.
• Odwiedzenie placówki ZUS.

Najlepszym sposobem jest skorzystanie z Platformy Usług Elektronicznych ZUS. Zaloguj się do PUE ZUS. Sprawdź historię swoich ubezpieczeń. Możesz porównać dane z PUE ZUS z dokumentacją od pracodawcy. Skontaktuj się z ZUS w razie wątpliwości.

Składki na ubezpieczenie zdrowotne sprawdzisz w Internetowym Koncie Pacjenta (IKP). Możesz też sprawdzić składki zdrowotne w PUE ZUS. Regularna weryfikacja składek ZUS to klucz do zabezpieczenia finansowej przyszłości. Warto korzystać z różnych metod weryfikacji. Dostosuj je do swoich potrzeb.

Co grozi za niepłacenie składek ZUS?

Brak odprowadzania składek ZUS przez pracodawcę to poważne naruszenie. Może prowadzić do konsekwencji prawnych i finansowych dla pracodawcy. Decyzje ZUS mogą bezpośrednio wpływać na obowiązki finansowe pracodawcy. Pracodawca jako płatnik składek jest stroną w sporach z ZUS. Obowiązki pracodawcy obejmują zapewnienie pełnej dokumentacji zatrudnienia. Kluczowe dokumenty to umowy o pracę, listy płac, ewidencja czasu pracy.

W przypadku nieprawidłowości, pracownik nie traci automatycznie prawa do ubezpieczenia zdrowotnego. Nie traci też prawa do wypłaty bieżących zasiłków. Prawo do emerytury pozostaje nienaruszone. Świadczenie to naliczane jest na podstawie składek należnych, a nie faktycznie opłaconych. Zaległości mogą jednak wpłynąć na wysokość świadczeń długoterminowych.

Co zrobić w przypadku nieprawidłowości?

• Konfrontacja z pracodawcą.
• Zgłoszenie do ZUS.
• Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
• Rozważ konsultację z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.

Osoba, która zorientuje się, że na jej koncie brakuje składek, może wystąpić do pracodawcy o przedstawienie rozliczenia. Pracownik powinien skontaktować się bezpośrednio z ZUS-em. Zrób to, jeśli nie uda się uzyskać informacji u pracodawcy. Zgodnie z art. 477(11) par. 1 K.p.c., stronami sporu z ZUS są ubezpieczony, organ rentowy i inne osoby, których dotyczy decyzja. Brak zawiadomienia pracodawcy o terminach rozpraw może prowadzić do nieważności postępowania. Zgodnie z art. 379 K.p.c., nieważność postępowania ma miejsce, gdy strona zostaje pozbawiona możliwości obrony.

Specyficzne sytuacje: Zagraniczny pracodawca

Obowiązek opłacania składek ZUS należy do płatnika. Pracodawca nie może przenieść tego obowiązku na pracownika. Ubezpieczony może przejąć rolę płatnika tylko w jednym przypadku. Dzieje się tak, jeżeli pracodawca nie ma w Polsce siedziby. Nie ma też przedstawicielstwa w Polsce. Dotyczy to sytuacji opisanej w art. 21 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 987/2009.

Ubezpieczony musi posiadać numer NIP. Jest on potrzebny do wypełnienia obowiązku zgłoszenia do ubezpieczeń. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne należy opłacić do 15. dnia następnego miesiąca.

Przykład: Pracownik mieszka w Toruniu. Jest zatrudniony przez francuską firmę bez siedziby w Polsce. Pracownik musi zgłosić się do ubezpieczeń społecznych. Właściwą jednostką ZUS jest Oddział ZUS w Toruniu.

Przykład: Pracownik zatrudniony przez szwajcarskiego pracodawcę. Firma ma przedstawicielstwo we Wrocławiu. Pracodawca zobowiązany jest do wypełniania obowiązków płatnika. Właściwą jednostką ZUS jest Oddział ZUS we Wrocławiu.

Przykład: Pracownik zatrudniony przez amerykańskiego pracodawcę. Firma nie ma siedziby w Polsce. Amerykański pracodawca zobowiązany jest do wypełniania obowiązków płatnika. Właściwą jednostką ZUS jest I Oddział ZUS w Warszawie.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Pracodawca pełni rolę pośrednika na linii pracownik-ZUS. Ma wiele obowiązków związanych z ubezpieczeniami. Pracodawca musi zgłosić nowego pracownika do ZUS. Ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie odbywa się przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Można też użyć programu Płatnik. Pracodawca musi obliczać wysokość składek. Dotyczy to ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego i Funduszu Pracy. Musi też terminowo odprowadzać składki do ZUS.

Pracodawca prowadzi dokumentację związaną z ubezpieczeniami. Dokumenty związane z rozliczeniami składek należy przechowywać. Okres przechowywania wynosi co najmniej 10 lat. Nieprawidłowe rozliczanie składek i niedopełnione zobowiązania grożą konsekwencjami. Pracodawca powinien prowadzić dokładną dokumentację kadrowo-płacową. Regularnie aktualizuj wiedzę na temat przepisów. Dotyczą one ubezpieczeń społecznych.

Pytania i odpowiedzi dotyczące składek ZUS

Podział maksymalnych opłat ZUS między pracodawcę i pracownika

MINIMALNE WYNAGRODZENIE 2024

Minimalne wynagrodzenie brutto w 2024 roku