Ekwiwalent za urlop – wszystko, co musisz wiedzieć
Zakończyłeś pracę? Masz niewykorzystany urlop? Sprawdź, kiedy i jak pracodawca musi wypłacić Ci ekwiwalent pieniężny. Poznaj zasady i terminy.
Co to jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Ekwiwalent za urlop to kwota pieniędzy. Pracownik otrzymuje ją za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dzieje się tak przy rozwiązaniu umowy o pracę. Lub przy jej wygaśnięciu. To forma rekompensaty finansowej. Pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty. Ekwiwalent przysługuje w przypadku niewykorzystania urlopu w całości lub części.
Ekwiwalent to odrębne świadczenie pieniężne. Nie wchodzi w skład standardowego wynagrodzenia. Pracownik ma prawo do corocznego urlopu. Nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Nie może też zrzec się prawa do ekwiwalentu urlopowego.
Podstawą prawną jest Kodeks pracy. Zasady reguluje artykuł 171 Kodeksu pracy. Szczegóły określa rozporządzenie. To rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Pochodzi z 8 stycznia 1997 roku.
Kiedy pracownik otrzymuje ekwiwalent?
Ekwiwalent przysługuje tylko w jednej sytuacji. Chodzi o rozwiązanie umowy o pracę. Lub jej wygaśnięcie. Pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu. Może to być urlop bieżący. Może to być urlop zaległy. Ekwiwalent za urlop wypłacany jest w przypadku rozwiązania umowy. Dotyczy to pracownika, który nie wykorzystał dni urlopowych.
Urlop niewykorzystany w roku bieżącym. Może przejść na kolejny rok. Staje się wtedy urlopem zaległym. Pracownik ma prawo do zaległego urlopu. Może go wykorzystać do 30 września następnego roku. To dotyczy urlopu wykorzystywanego w naturze. Czyli w trakcie trwania zatrudnienia.
Wypłata ekwiwalentu stanowi wyjątek. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany. Pracownikowi przysługuje prawo do urlopu w naturze. Ekwiwalent zastępuje ten urlop. Tylko gdy nie można go wykorzystać.
Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Wyjątkiem jest porozumienie stron. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacić ekwiwalentu. Dzieje się tak, gdy strony uzgodnią wykorzystanie urlopu. Ma to nastąpić w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy. Chodzi o zatrudnienie na podstawie kolejnej umowy.
Jak obliczyć wysokość ekwiwalentu?
Obliczenie ekwiwalentu ma swoje zasady. Stosuje się reguły. Obowiązują one przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop. Określa je rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Chodzi o przepisy od paragrafu 14 do paragrafu 18.
Podstawą wymiaru są składniki wynagrodzenia. Chodzi o te wypłacone pracownikowi. Liczy się wynagrodzenie z okresu. To okres bezpośrednio poprzedzający. Chodzi o miesiąc rozwiązania umowy. Wysokość ekwiwalentu zależy od liczby dni urlopu. Zależy też od wynagrodzenia pracownika.
Do podstawy wlicza się składniki stałe. Uwzględnia się też składniki zmienne. Chodzi o te za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Nawet jeśli wypłacono je później. Na przykład w dniu rozwiązania umowy. Takie stanowisko potwierdziło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
(…) wykładnia przepisów rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. (…) powinna uwzględniać regułę , że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 k.p.).
Współczynnik ekwiwalentu za urlop
Kluczowym elementem obliczeń jest współczynnik ekwiwalentu. Jest on ustalany co roku. Zależy od liczby dni roboczych. Chodzi o dni wolne od pracy. Odliczamy niedziele, święta i dni wolne. Wynikające ze średnio pięciodniowego tygodnia pracy.
Współczynnik na pełen etat w 2024 roku. Wynosił 20,92. Współczynnik na 2025 rok wynosi 20,83. Różni się dla części etatów. Dla 1/4 etatu w 2024 to 5,23. Dla 1/2 etatu to 10,46. Dla 3/4 etatu to 15,69.
| Etat | Współczynnik 2024 |
|---|---|
| Pełny etat | 20,92 |
| 1/4 etatu | 5,23 |
| 1/2 etatu | 10,46 |
| 3/4 etatu | 15,69 |
Ekwiwalent za jeden dzień urlopu oblicza się. Podstawę ekwiwalentu dzieli się. Dzielimy przez współczynnik urlopowy. Następnie mnożymy wynik. Mnożymy przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.
Przykładowe obliczenia ekwiwalentu
Zasady obliczeń najlepiej widać w praktyce. Przedstawiamy przykłady. Pomogą one zrozumieć sposób liczenia.
Przykładowo, pracownik miał stałe wynagrodzenie 4900 zł. Otrzymał też zmienne premie. Średnia miesięczna premia wyniosła 785,90 zł. Podstawa ekwiwalentu została obliczona. Wyniosła 5685,90 zł. Przy współczynniku 20,92 ekwiwalent wyniósł 1370 zł.
Inny pracownik miał wynagrodzenie stałe 5850 zł. Jego zmienne składniki wyniosły 925,12 zł średnio. Podstawa ekwiwalentu to 6775,12 zł. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wyniósł 1632,40 zł.
Pracownik zarabia 4000 zł miesięcznie. Ma prawo do 20 dni urlopu rocznie. Współczynnik na dany rok to 20,92. Ekwiwalent za jeden dzień: 4000 zł / 20,92 = 191,11 zł. Za 10 dni urlopu ekwiwalent wynosi 10 * 191,11 zł = 1911,10 zł.
Pracownik miał miesięczne wynagrodzenie 6500 zł. Pozostały mu 3 dni urlopu. Ekwiwalent za 1 dzień urlopu wynosił 310,71 zł. Należny ekwiwalent za 3 dni urlopu to 932,16 zł. Obliczenia ekwiwalentu bywają skomplikowane. Szczególnie przy zmiennych składnikach. Warto znać sposoby samodzielnego liczenia. Można skorzystać z kalkulatorów online. Nowoczesne systemy księgowe i kadrowe pomagają w obliczeniach.
Kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent?
Ekwiwalent ma swój termin wypłaty. Powinien nastąpić najpóźniej. Chodzi o ostatni dzień zatrudnienia pracownika. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu. Dzieje się to w dniu rozwiązania umowy o pracę. Tak stanowi prawo pracy.
Ustawodawca nie sprecyzował terminu wprost. Jednak orzecznictwo sądowe jest jasne. Sąd Najwyższy wydał wyroki. Potwierdzają one tę zasadę. Roszczenie staje się wymagalne. Chodzi o dzień ustania stosunku pracy. Pracownik nabywa bezwarunkowe prawo do ekwiwalentu. Dzieje się to w dacie rozwiązania stosunku pracy.
Roszczenie o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, bez względu na to, czy chodzi o urlop bieżący, czy też zaległy, staje się wymagalne w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Pracodawca ma obowiązek terminowej wypłaty. Powinien wypłacić ekwiwalent w dniu rozwiązania umowy. Pracodawca nie powinien ustalać późniejszych terminów wypłaty ekwiwalentu w umowie.
Konsekwencje niewypłacenia ekwiwalentu
Pracodawca ma obowiązek wypłaty. Niedopełnienie tego obowiązku. Może mieć poważne skutki prawne. Niewypłacenie ekwiwalentu za urlop w terminie. To wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Takie działanie wyczerpuje znamiona wykroczenia.
Pracownik może dochodzić swoich roszczeń. Może skierować sprawę do sądu pracy. Może też zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP może przeprowadzić kontrolę u pracodawcy. Niedopełnienie obowiązku wypłaty. Może prowadzić do roszczeń ze strony pracownika. Może też skutkować kontrolą PIP. Niewypłacenie w terminie uprawnia pracownika. Ma prawo do odsetek za zwłokę. Pracodawca powinien kierować się przepisami. Szczególnie rozporządzeniem Ministra Pracy. To ważne przy wątpliwościach co do naliczenia.
Roszczenia o wypłatę ekwiwalentu. Przedawniają się po 3 latach. Termin liczy się od dnia. Chodzi o dzień wymagalności roszczenia. Zazwyczaj jest to dzień rozwiązania umowy o pracę. Czas na zgłoszenie roszczenia wynosi do 3 lat.
Czy pracodawca zawsze musi wypłacić ekwiwalent?
Wypłata ekwiwalentu to reguła prawna. Ale są pewne wyjątki od tej reguły. Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu. Dzieje się tak, gdy strony porozumieją się. Chodzi o wykorzystanie urlopu. Ma to nastąpić w czasie kolejnego zatrudnienia. Na podstawie nowej umowy o pracę. Takie postanowienie zwalnia pracodawcę z obowiązku.
Jednak pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Nie może też zrzec się ekwiwalentu na rzecz pracodawcy. Takie działanie jest nieważne z mocy prawa. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne.
Ekwiwalent za urlop a podatki i ZUS
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Jest traktowany jako wynagrodzenie pracownika. Podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Pracodawca potrąca zaliczkę na podatek. Od kwoty ekwiwalentu.
Od ekwiwalentu nalicza się składki ZUS. Chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne. Oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Zasady naliczania są takie same. Jak dla wynagrodzenia za pracę. Ekwiwalent wchodzi do podstawy wymiaru składek ZUS.
Najczęściej Zadawane Pytania
Kiedy dokładnie należy się ekwiwalent za urlop?
Ekwiwalent przysługuje pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Warunkiem jest niewykorzystanie przysługującego urlopu. Dotyczy to urlopu bieżącego i zaległego. Prawo do ekwiwalentu nabywa się w tym dniu.
Czy pracodawca może odmówić wypłaty ekwiwalentu?
Pracodawca ma obowiązek wypłaty ekwiwalentu. Może tego uniknąć tylko w jednym przypadku. Strony muszą uzgodnić wykorzystanie urlopu. Ma to nastąpić w ramach kolejnej umowy o pracę. Poza tym wyjątkiem, wypłata jest obowiązkowa.
Ile czasu mam na zgłoszenie roszczenia o ekwiwalent?
Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu przedawnia się. Termin wynosi 3 lata. Liczy się go od dnia wymagalności. Zazwyczaj jest to dzień rozwiązania umowy o pracę. Po tym terminie, dochodzenie roszczenia jest utrudnione.
Czy ekwiwalent za urlop jest opodatkowany?
Tak, ekwiwalent za niewykorzystany urlop podlega opodatkowaniu. Jest traktowany jak wynagrodzenie. Pracodawca potrąca zaliczkę na podatek dochodowy. Nalicza też składki na ZUS. Chodzi o składki społeczne i zdrowotne.
Jakie składniki wynagrodzenia wlicza się do ekwiwalentu?
Do podstawy ekwiwalentu wlicza się składniki stałe. Chodzi też o składniki zmienne. Dotyczy to zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Uwzględnia się je nawet, jeśli wypłacono je po rozwiązaniu umowy. Liczy się wynagrodzenie z okresu poprzedzającego.
Podsumowanie
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. To ważne prawo pracownika. Przysługuje przy zakończeniu pracy. Pracodawca ma obowiązek go wypłacić. Termin to zazwyczaj ostatni dzień zatrudnienia. Znasz już podstawowe zasady. Wiesz, kiedy i jak oblicza się ekwiwalent. Pamiętaj o swoich prawach pracowniczych.
Jeśli masz wątpliwości. Skonsultuj się z działem kadr. Możesz też skontaktować się z księgowością. W przypadku problemów z wypłatą. Możesz szukać pomocy prawnej. Państwowa Inspekcja Pracy też służy wsparciem.