Do kiedy pracodawca musi wysłać PIT-11 pracownikowi w 2025 roku?

Pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikowi informację PIT-11. Dokument ten jest kluczowy do rocznego rozliczenia podatku. Sprawdź, jakie terminy obowiązują w 2025 roku i w jakiej formie można doręczyć PIT-11.

Czym jest PIT-11 i kogo dotyczy?

PIT-11 to formularz podatkowy. Jest to deklaracja dotycząca przychodów pracownika. Zawiera informacje o dochodach uzyskanych w danym roku.

Dokument wykazuje pobrane zaliczki na podatek dochodowy. Uwzględnia także składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. PIT-11 jest podstawą do rocznego rozliczenia podatku z urzędem skarbowym.

Pracodawca sporządza PIT-11 dla zatrudnionych. Dotyczy to pracowników na podstawie umowy o pracę. Obejmuje również osoby na umowach zlecenia i o dzieło. Warunkiem jest odprowadzanie za nich zaliczek na podatek dochodowy.

Obowiązek wystawienia PIT-11 mają płatnicy składek. Składają go pracownikom bez względu na charakter umowy.

Kluczowe terminy przekazania PIT-11 w 2025 roku

Istnieją dwa ważne terminy związane z PIT-11. Pracodawca wysyła dokument do urzędu skarbowego. Przekazuje go także pracownikowi.

Czas na przekazanie PIT-11 do Urzędów Skarbowych mija ostatniego dnia stycznia. W 2025 roku ostateczny termin złożenia PIT-11 do urzędów to 31 stycznia 2025 roku. Dokument ten składa się wyłącznie elektronicznie do właściwego urzędu skarbowego.

Pracodawca musi przekazać PIT-11 pracownikowi do końca lutego. Ostateczny termin na przekazanie PIT podatnikom to 28 lutego 2025 roku.

Luty jest miesiącem, w którym pracodawcy przekazują druki PIT-11 swoim pracownikom. Pracownik powinien otrzymać PIT-11 nie później niż do końca lutego.

Podatnicy mają czas do 30 kwietnia 2025 roku na rozliczenie PIT za 2024 rok. Okres rozliczeniowy trwa od 15 lutego 2025 roku.

Dopuszczalne formy doręczenia PIT-11

Pracodawca może dostarczyć PIT-11 w różnej formie. PIT-11 może być przekazany w formie papierowej. Dopuszczalna jest także forma elektroniczna.

W przypadku formy elektronicznej, pracodawca powinien wysyłać PIT-11 na wskazany przez pracownika adres e-mail. Dokument jest zazwyczaj w formie pliku PDF. Powinien być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Przesyłanie informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej stanowi realizację obowiązku. Zgoda pracownika na taką formę jest wymagana. Należy uzyskać zgodę pracowników na otrzymywanie informacji w formie elektronicznej.

Wykorzystywane są nowoczesne technologie. Systemy informatyczne wspierają wymianę informacji. Programy komputerowe umożliwiają wygenerowanie i wysyłkę PIT-11. Niektóre firmy korzystają z dedykowanych platform kadrowych. Przykłady to Symfonia e-Pracownik czy enova365 Pulpit Pracownika.

Istnieją również rządowe platformy. Portal MF oraz podatki.gov.pl służą do składania deklaracji. Usługa Twój e-PIT ułatwia rozliczenie pracownikom.

Czy pracodawca potrzebuje potwierdzenia odbioru PIT-11?

Kwestia potwierdzenia odbioru PIT-11 przez pracownika budzi pytania. Nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia przekazania PIT-11. Ustawa o podatku dochodowym posługuje się tylko pojęciem „przesłanie”. W ustawie o PIT wskazane jest jedynie pojęcie „przesłania” druku.

Brak jest przepisu nakładającego na płatnika obowiązek posiadania poświadczenia odbioru. Wojewódzki Sąd Administracyjny w orzeczeniu z 2018 roku (sygn. akt. I SA/Po 418/18) uznał, że nie musi to oznaczać nałożenia na płatnika dodatkowego obowiązku.

Choć w ustawie brak jest przepisu nakładającego na podatnika obowiązku posiadania poświadczenia odbioru druku PIT-11 przez zatrudnionego, to jednak dla bezpieczeństwa pracodawcy warto takie potwierdzenie mieć.

Dla bezpieczeństwa pracodawcy warto o potwierdzenie zadbać. Posiadanie dowodu doręczenia wiadomości e-mail jest sugerowane. W przypadku wysyłki papierowej warto wysłać druk listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Co grozi za nieterminowe przekazanie PIT-11?

Niewypełnienie obowiązku przekazania PIT-11 w terminie może skutkować konsekwencjami. Pracodawcy, którzy nie dotrzymają terminów, narażają się na kary.

Za niedopełnienie obowiązku grozi kara grzywny. Kara grzywny może wynieść do 180 stawek dziennych. Konsekwencje niewysłania obejmują także sankcje administracyjne. Mogą pojawić się odsetki za zwłokę w przekazaniu dokumentu.

Obowiązki pracodawcy są jasno określone. Ich niewykonanie jest naruszeniem przepisów. Przepisy te zawiera między innymi Kodeks karny skarbowy.

Niedostarczenie w terminie PIT-11 do pracownika i US jest poważnym naruszeniem.

Pracodawca powinien sprawdzić wszystkie dane w PIT-11. Należy to zrobić przed jego złożeniem. Błędy w deklaracji również mogą prowadzić do problemów.

PIT-11 na wniosek pracownika w trakcie roku

Standardowo PIT-11 przekazuje się na koniec roku podatkowego. Istnieje jednak wyjątek od tej zasady. Pracownik może zawnioskować o wydanie PIT-11 wcześniej.

Taka sytuacja ma miejsce, gdy obowiązek poboru zaliczek ustał w ciągu roku. Dzieje się tak na przykład po zakończeniu stosunku pracy.

Płatnik jest obowiązany sporządzić i przekazać PIT-11 na pisemny wniosek podatnika. Ma na to 14 dni od dnia złożenia wniosku. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i urzędu skarbowego.

Podstawę prawną stanowi art. 42g ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa ta określa terminy przesyłania rocznego obliczenia podatku.

Podsumowanie

Terminowe przekazanie PIT-11 pracownikowi jest kluczowym obowiązkiem pracodawcy. Ostateczny termin w 2025 roku to 28 lutego. Dokument należy wysłać także do urzędu skarbowego do 31 stycznia. Forma przekazania może być elektroniczna lub papierowa. Choć potwierdzenie odbioru nie jest prawnie wymagane, warto je posiadać dla własnego bezpieczeństwa. Niewypełnienie tych obowiązków grozi karami finansowymi.

Pracodawcy muszą wysłać PIT-11 do urzędu skarbowego oraz pracownika jeszcze w zimowych miesiącach.