Dodatkowe dni urlopu w Polsce: Komu przysługują i na jakich zasadach?

Płatny urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo każdego pracownika. Kodeks pracy gwarantuje minimum 20 lub 26 dni wolnego rocznie. Jednak niektóre przepisy i decyzje pracodawców mogą zwiększyć ten wymiar. Dowiedz się, komu przysługują dodatkowe dni wolne i na jakich zasadach.

Standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego

Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu. Płatny urlop wypoczynkowy wynika z Kodeksu pracy. Jest to prawo niezbywalne. Pracownik nie może się go zrzec.

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy. Pracownicy z krótszym stażem mają 20 dni urlopu. Osoby zatrudnione co najmniej 10 lat otrzymują 26 dni. Ten wymiar dotyczy pracy na pełny etat. Urlop liczy się w dniach roboczych.

Do stażu pracy wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia. Liczy się także czas nauki. Ukończenie szkoły średniej daje kilka lat stażu. Studia wyższe dodają 8 lat do stażu.

Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze ma urlop proporcjonalny. Oblicza się go do wymiaru etatu. Przykład: Pracownik na pół etatu z 12-letnim stażem ma prawo do 13 dni urlopu. Pełny wymiar urlopu na pół etatu to 10 lub 13 dni.

Pracodawca musi udzielić urlopu w roku jego nabycia. Niewykorzystany urlop przechodzi na następny rok. Należy go wykorzystać do 30 września kolejnego roku. Urlop powinien być coroczny i nieprzerwany.

Dodatkowe urlopy wynikające z przepisów szczególnych

Polskie prawo przewiduje dodatkowe dni urlopu dla wybranych grup pracowników. Przysługują one na podstawie różnych ustaw. Dodatkowy urlop jest świadczeniem poza standardowym wymiarem. Celem jest wsparcie lub nagrodzenie określonych osób.

Urlop dla osób z niepełnosprawnością

Osoby ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu. Wynosi on 10 dni roboczych rocznie. Przysługuje niezależnie od stażu pracy. Prawo do niego nabywa się po przepracowaniu roku. Liczy się rok od dnia przyznania stopnia niepełnosprawności.

Całkowity wymiar urlopu dla tej grupy to 30 lub 36 dni. Zależy od ich standardowego stażu pracy. Osoby z niepełnosprawnością mają też inne przywileje. Ich czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Nie mogą pracować w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych.

Dodatkowy urlop nie przysługuje. Nie przysługuje osobom uprawnionym do urlopu powyżej 26 dni. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego, prawo do urlopu dodatkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Przysługuje nawet gdy pracownik nie złożył wniosku. Opóźnienie w dostarczeniu orzeczenia nie pozbawia prawa do urlopu.

Prawo do urlopu dodatkowego przysługuje pracownikowi zaliczonemu do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, chociażby nie wystąpił do pracodawcy o przyznanie takiego świadczenia.

Przykład: Pan Jan przedstawił orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Orzeczenie było z datą 9 marca 2024 roku. Pan Jan pracuje od 1 stycznia 2010 roku. Prawo do urlopu dodatkowego nabędzie 9 marca 2025 roku.

Urlop dla innych grup uprawnionych

Dodatkowe dni wolne przysługują także innym grupom. Są to między innymi:

• Kombatanci i ofiary represji wojennych: Mają prawo do zwiększenia urlopu o 10 dni roboczych. Reguluje to ustawa o kombatantach.
• Inwalidzi wojenni: Przysługuje im dodatkowe 10 dni urlopu wypoczynkowego. Podstawą jest ustawa o zaopatrzeniu inwalidów wojennych.
• Weterani: Mają prawo do pierwszego dodatkowego urlopu w wymiarze 5 dni. Prawo nabywają w dniu decyzji administracyjnej.
• Nauczyciele: Korzystają z dni wolnych w okresie wakacji i ferii. Ich urlop reguluje Karta Nauczyciela.
• Pracownicy socjalni: Po 5 latach pracy w zawodzie otrzymują 10 dni urlopu dodatkowego. Przysługuje on raz na 2 lata. Wynika to z ustawy o pomocy społecznej.
• Sędziowie i prokuratorzy: Mają dodatkowe dni urlopu zależne od stażu. Po 10 latach pracy przysługuje 6 dni. Po 15 latach pracy przysługuje 12 dni rocznie. Regulują to odpowiednie ustawy (Prawo o ustroju sądów powszechnych, Ustawa o prokuraturze).

Pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy również mogą mieć prawo do dodatkowego urlopu. Zależy to od ich stażu pracy. Podstawą jest ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy. Inne ustawy także przewidują dodatkowe urlopy. Dotyczy to np. pracowników Najwyższej Izby Kontroli czy służby cywilnej.

Nowe rodzaje dni wolnych (Dyrektywa work-life balance)

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła nowe rodzaje dni wolnych. Zmiany wdrożyły unijną dyrektywę work-life balance. Z nowego wolnego może skorzystać każdy pracownik. Staż pracy nie ma tu znaczenia.

Urlop od siły wyższej

Urlop od siły wyższej przysługuje w pilnych sprawach rodzinnych. Muszą być spowodowane chorobą lub wypadkiem. Wymagają one natychmiastowej obecności pracownika. Wymiar urlopu to 2 dni lub 16 godzin rocznie. Za ten urlop przysługuje 50% wynagrodzenia.

Urlop opiekuńczy

Urlop opiekuńczy służy zapewnieniu opieki lub wsparcia. Dotyczy członka rodziny lub osoby zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym. Osoba ta musi wymagać znacznego wsparcia. Przyczyną jest poważny stan zdrowia. Urlop ten przysługuje w wymiarze 5 dni rocznie. Jest to urlop bezpłatny.

Dodatkowe dni wolne w sytuacjach nadzwyczajnych (Specustawa powodziowa)

W sytuacjach kryzysowych mogą pojawić się dodatkowe uprawnienia. Przykładem jest specustawa dotycząca pomocy dla pracowników poszkodowanych w wyniku powodzi. Została ona podpisana w październiku 2024 roku.

Pracownicy zamieszkujący na dotkniętych powodzią terenach otrzymali dodatkowe wsparcie. Przysługiwało im dodatkowe 20 dni zwolnienia od pracy. Były to dni w 100% płatne. Pracodawca musiał udzielić na żądanie pracownika do 8 dni urlopu wypoczynkowego. Było to w ramach przysługującego pracownikowi wymiaru.

Pracodawca jest obowiązany do udzielenia na żądanie pracownika zamieszkującego na terenie obszaru wskazanego, w ramach przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego nie więcej niż 8 dni urlopu wypoczynkowego, w terminie wskazanym przez pracownika.

Dodatkowe dni urlopu od pracodawcy

Pracodawca może przyznać pracownikom więcej dni urlopu. Może to zrobić ponad ustawowe minimum. Decyzja pracodawcy powinna być sprawiedliwa. Uprawnienia powinny być jasno ogłoszone w miejscu pracy. Mogą być zapisane w regulaminie pracy.

Dodatkowe dni urlopowe mogą być czynnikiem motywacyjnym. Mogą też nagradzać lojalność pracownika. Niektóre firmy stosują takie rozwiązania. Pracodawcy mogą przyznawać dodatkowy urlop na podstawie długości zatrudnienia. Liczy się też sprawność zawodowa i szczególne okoliczności. Pracownicy mają równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania obowiązków.

Co zrobić, gdy pracownik wykorzystał za dużo urlopu?

Czasem zdarza się, że pracownik wykorzysta więcej urlopu. Może to być więcej dni niż mu przysługuje. Sytuacja ta bywa kłopotliwa. Dotyczy to zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Przyczyny nadmiernego wykorzystania bywają różne. Należą do nich błędy w komunikacji. Czasem to nieprawidłowe naliczenie urlopu. Innym razem pracownik nie jest świadomy liczby dni. Nagłe sytuacje osobiste też się zdarzają. Problemy z systemem ewidencji czasu pracy również mogą być przyczyną.

Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie.

Konsekwencje dla pracownika mogą być różne. Dni wykorzystane ponad limit mogą być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność. Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia kwotę za te dni. Może to być też naruszenie obowiązków pracowniczych. Może to prowadzić do kary porządkowej.

Gdy pracownik zmienia pracę w trakcie roku, ma prawo do urlopu proporcjonalnego. Urlop wykorzystany u poprzedniego pracodawcy wpływa na wymiar u nowego. Nowy pracodawca odejmuje wykorzystane dni. Konsekwencją nadmiernego urlopu u jednego pracodawcy jest zmniejszenie dni u kolejnego.

Jeśli błąd popełnił pracodawca, sytuacja jest inna. Pracownik nie ponosi wtedy konsekwencji. Pracodawca nie może pomniejszyć przyszłorocznego urlopu. Nie może też żądać zwrotu wynagrodzenia za nadmiarowe dni. Dotyczy to sytuacji, gdy błąd był administracyjny.

Jak zapobiegać takim sytuacjom? Pracodawca powinien regularnie analizować system zarządzania urlopami. Warto inwestować w nowoczesne systemy HR. Automatycznie aktualizują one stan urlopów. Cykliczne szkolenia z prawa pracy są pomocne. Należy opracować przejrzyste procedury. Dotyczą one planowania i wykorzystywania urlopów.

Najlepszym rozwiązaniem jest zawsze to, które zostało wspólnie uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony.