Składki ZUS pracownika i pracodawcy – kompleksowy przewodnik 2024/2025

Składki ZUS stanowią kluczowy element kosztów zatrudnienia w Polsce. Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy uczestniczą w ich finansowaniu. Zrozumienie zasad ich naliczania i opłacania jest niezbędne dla obu stron.

Co to są składki ZUS i dlaczego są obowiązkowe?

Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne to obowiązkowe opłaty. Odprowadza się je do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). System ZUS zapewnia świadczenia w razie choroby, macierzyństwa, wypadku czy na starość. Ubezpieczenie zdrowotne gwarantuje dostęp do opieki medycznej. Każdy pracownik na umowie o pracę podlega tym ubezpieczeniom. Przedsiębiorcy również muszą opłacać własne składki. Obowiązek ten wynika z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jakie składki płaci pracownik, a jakie pracodawca?

Koszty składek ZUS dzielą się między pracownika i pracodawcę. Część potrącana jest bezpośrednio z wynagrodzenia brutto pracownika. Pozostałą część finansuje pracodawca. Te składki pracodawcy to tzw. narzuty na wynagrodzenie. Pracodawca i pracownik wspólnie finansują tylko dwie składki: emerytalną i rentową.

Składki finansowane przez pracownika

Z wynagrodzenia brutto pracownika potrącane są następujące składki:

• Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% podstawy wymiaru.
• Ubezpieczenie rentowe: 1,50% podstawy wymiaru.
• Ubezpieczenie chorobowe: 2,45% podstawy wymiaru.
• Ubezpieczenie zdrowotne: 9% podstawy wymiaru (podstawą jest wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne).

Łącznie z wynagrodzenia pracownika potrąca się 13,71% na ubezpieczenia społeczne. Do tego dochodzi składka zdrowotna i zaliczka na podatek dochodowy.

Składki finansowane przez pracodawcę

Pracodawca ponosi koszty składek, które stanowią dodatkowy wydatek poza wynagrodzeniem brutto pracownika. Są to:

• Ubezpieczenie emerytalne: 9,76% podstawy wymiaru.
• Ubezpieczenie rentowe: 6,50% podstawy wymiaru.
• Ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33% podstawy wymiaru. Stawka zależy od poziomu ryzyka w firmie i liczby zatrudnionych. Dla firm do 9 osób wynosi 1,67%.
• Fundusz Pracy: 2,45% podstawy wymiaru.
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10% podstawy wymiaru.

Pracodawca może również finansować Fundusz Emerytur Pomostowych (1,5%) w określonych przypadkach. Łączne obciążenie pracodawcy z tytułu składek ZUS wynosi od 19,48% do 22,14%. Maksymalne opłaty ZUS-owskie dla pracodawcy sięgają 22,14%.

Rodzaj składki	Finansuje pracownik	Finansuje pracodawca	Łącznie
Emerytalne	9,76%	9,76%	19,52%
Rentowe	1,50%	6,50%	8,00%
Chorobowe	2,45%	–	2,45%
Wypadkowe	–	od 0,67% do 3,33%	od 0,67% do 3,33%
Zdrowotne	9%	–	9%
Fundusz Pracy	–	2,45%	2,45%
FGŚP	–	0,10%	0,10%
Fundusz Emerytur Pomostowych	–	1,5% (w określonych przypadkach)	1,5%

Całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2024 i 2025 roku

Pensja brutto pracownika to nie jedyny koszt dla pracodawcy. Całkowity koszt zatrudnienia obejmuje wynagrodzenie brutto oraz wszystkie składki ZUS finansowane przez pracodawcę. Koszty zatrudnienia pracownika w 2024 roku wrosły. Wzrost minimalnego wynagrodzenia wpływa bezpośrednio na wysokość składek. Składki ZUS za pracownika na pół etatu mają taką samą wartość jak w przypadku osoby zatrudnionej na pełny etat, jeśli podstawa wymiaru składek jest taka sama.

Minimalne wynagrodzenie a koszty w 2024 roku

W 2024 roku minimalne wynagrodzenie było podnoszone dwa razy. Od stycznia 2024 minimalna pensja wynosiła 4242,00 zł brutto. Od 1 lipca 2024 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4300 zł brutto. W pierwszym półroczu 2024 roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika na minimalnej pensji wynosił 5174,38 zł. Od 1 lipca 2024 roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika na minimalnej pensji wynosi 5245,14 zł.

Minimalne wynagrodzenie a koszty w 2025 roku

Rok 2025 przynosi istotne zmiany w zakresie składek ZUS. Wzrost minimalnego wynagrodzenia oraz prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia wpływa na wysokość obowiązkowych składek. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł brutto. Koszt zatrudnienia pracownika na minimalnej pensji w 2025 roku wynosi około 5621,60 zł.

Data	Minimalne wynagrodzenie brutto	Całkowity koszt zatrudnienia (ok.)
Styczeń – Czerwiec 2024	4242,00 zł	5174,38 zł
Lipiec – Grudzień 2024	4300,00 zł	5245,14 zł
Styczeń 2025	4666,00 zł	5621,60 zł

Składki ZUS dla przedsiębiorców

Każdy przedsiębiorca musi płacić składki do ZUS za siebie. Wysokość składek zależy od wybranej formy ubezpieczenia i podstawy wymiaru. Przedsiębiorcy mogą korzystać z ulg w wysokości składek. W 2024 roku wzrosły podstawy, od jakich przedsiębiorcy opłacają składki ZUS.

Duży ZUS

Standardową podstawą wymiaru składek dla przedsiębiorców jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Prognozowane przeciętne wynagrodzenie brutto w gospodarce narodowej w 2024 roku ustalono na poziomie 7824 zł. Minimalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne dla przedsiębiorców w 2024 r. wynosi 4694,40 zł. W 2024 r. składki ZUS (bez składki zdrowotnej i dobrowolnego chorobowego) wyniosą łącznie 1600,27 zł. Maksymalna wysokość składek, jakie mógłby przedsiębiorca odprowadzać do ZUS w 2024 r., wyniesie 6 668 zł miesięcznie. W 2025 roku minimalna podstawa wymiaru składki wynosi 5203,80 zł.

Ulgi dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy mogą skorzystać z kilku form wsparcia. Nowi przedsiębiorcy mogą korzystać z Ulgi na Start przez pierwsze 6 miesięcy. Ulga ta zwalnia ze składek społecznych (pozostaje tylko składka zdrowotna). Po Uldze na Start można przejść na Preferencyjne Składki ZUS. Umożliwiają one opłacanie niższych składek przez 24 miesiące. Podstawa wymiaru wynosi wtedy 30% minimalnego wynagrodzenia. Mały ZUS Plus to obniżone składki zależne od dochodu przedsiębiorcy. Od 2024 roku dostępna jest także ustawa o „wakacjach od ZUS”. Pozwala ona na zwolnienie z opłacania składek na jeden wybrany miesiąc w roku.

Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy cię nie obowiązują, jeśli opłacasz składki od preferencyjnej podstawy. – Informacja z ZUS

Możesz zadeklarować wyższą podstawę i opłacać wyższe składki. Pozwoli to w przyszłości otrzymywać wyższe świadczenia. Zaleca się świadome korzystanie z dostępnych form wsparcia. Przedsiębiorcy powinni śledzić przepisy, prawidłowo wyliczać składki oraz terminowo je opłacać.

Ile wynoszą preferencyjne składki ZUS w 2025 roku?

W 2025 roku podstawa wymiaru preferencyjnych składek ZUS wynosi 1399,80 zł (30% minimalnego wynagrodzenia 4666 zł). Łączna kwota składek społecznych (bez chorobowego) wynosi 408,60 zł. Z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym jest to 442,90 zł.

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS

Zatrudnianie pracownika wiąże się z licznymi obowiązkami wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca w Polsce jest zobowiązany do odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne za swoich pracowników. Składki obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Rok 2025 przynosi kilka istotnych zmian w zakresie zgłoszeń i dokumentów.

Zgłoszenie pracownika do ZUS

Pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Służy do tego formularz ZUS ZUA. Jeśli pracownik podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. umowa zlecenie dla studenta do 26 lat), składa się formularz ZUS ZZA. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Możliwe jest również zgłoszenie przez program ePłatnik.

Terminy opłacania składek

Terminy płatności składek ZUS zależą od typu płatnika. Jednostki budżetowe opłacają składki do 5. dnia następnego miesiąca. Płatnicy posiadający osobowość prawną (np. spółki z o.o., akcyjne) mają czas do 15. dnia następnego miesiąca. Pozostali płatnicy, w tym większość przedsiębiorców i mniejsze firmy, opłacają składki do 20. dnia następnego miesiąca.

Konsekwencje niezgłoszenia pracownika do ZUS

Niezgłoszenie pracownika do ZUS w terminie lub wcale jest poważnym naruszeniem przepisów. Może to skutkować nałożeniem kary grzywny. Pracodawca musi również opłacić zaległe składki wraz z odsetkami. Istnieje ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej. Niewywiązanie się z obowiązków może prowadzić do postępowania kontrolnego ze strony ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Nie można zatrudnić pracownika na umowę o pracę bez zgłaszania do ZUS.

Jakie dokumenty do ZUS składa pracodawca przy zatrudnieniu?

Przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę pracodawca składa do ZUS formularz ZUS ZUA. W przypadku podlegania tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. umowa zlecenie ze studentem) składa się ZUS ZZA. W razie zakończenia pracy składa się ZUS ZWUA.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) a koszty zatrudnienia

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to system długoterminowego oszczędzania na emeryturę. Składki do PPK również dzielą się między pracownika i pracodawcę. Składka podstawowa pracownika wynosi 2% wynagrodzenia brutto. Pracownik może zadeklarować składkę dodatkową do 2%. Składka podstawowa pracodawcy wynosi 1,5% wynagrodzenia pracownika. Pracodawca może wpłacać dobrowolną składkę dodatkową do 2,5%. Pracownik może zadeklarować rezygnację z odprowadzania składek do PPK.

Podsumowanie i ważne wskazówki

Koszty ZUS za pracownika w 2024 i 2025 roku stanowią kluczowy element całkowitych wydatków związanych z zatrudnieniem. Zarówno pracodawcy, jak i przedsiębiorcy muszą dokładnie rozumieć zasady naliczania i opłacania składek. Wzrost minimalnego wynagrodzenia w ostatnich latach znacząco wpływa na te koszty. Prawidłowe rozliczenia z ZUS są niezbędne. Pozwala to uniknąć kar i konsekwencji prawnych. Warto korzystać z dostępnych narzędzi i kalkulatorów wynagrodzeń. Pomagają one precyzyjnie wyliczyć koszty i wynagrodzenie netto pracownika.