Świadectwo pracy – terminy, obowiązki i konsekwencje dla pracodawcy
Świadectwo pracy to kluczowy dokument dla każdego pracownika. Potwierdza okres zatrudnienia i zawiera ważne informacje. Poznaj terminy wydania i obowiązki pracodawcy.
Czym jest świadectwo pracy i kiedy jest wydawane?
Świadectwo pracy to urzędowy dokument. Wydaje go pracodawca po zakończeniu współpracy. Dotyczy każdej umowy o pracę. Otrzymujesz je po rozwiązaniu umowy. Dokument potwierdza fakt zatrudnienia. Znajdują się w nim dane o przebiegu pracy.
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo. Musi to zrobić po wygaśnięciu umowy. Dotyczy to umów na czas próbny. Obejmuje też umowy na czas określony. Wydaje się je również po umowach na czas nieokreślony.
Do czego potrzebne jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy jest niezbędne. Potrzebujesz go do rejestracji w urzędzie pracy. Służy do ustalenia prawa do zasiłku. Jest ważne przy ubieganiu się o emeryturę. Nowy pracodawca też go wymaga. Potwierdza Twój staż pracy.
W jakim terminie pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Wydanie świadectwa pracy ma ścisłe terminy. Kodeks pracy je jasno określa. Pracodawca powinien wydać dokument w dniu ustania stosunku pracy. Dzień ten to ostatni dzień Twojego zatrudnienia. Odbiór świadectwa następuje osobiście. Możliwe jest też przesłanie dokumentu pocztą. Firma nie może zmusić Cię do osobistego odbioru. Pracodawca nie może wstrzymywać przekazania. Obowiązek wydania jest bezwarunkowy.
Istnieje jeden wyjątek od tej zasady. Dotyczy on nawiązania kolejnej umowy. Jeśli pracodawca zatrudni Cię ponownie. Musi to nastąpić w ciągu 7 dni. Wtedy świadectwa nie wydaje od razu. Wyda je na Twoje żądanie. Musisz złożyć taki wniosek. Wniosek może być papierowy lub elektroniczny. Pracodawca wydaje świadectwo do 7 dni. Liczy się 7 dni od ustania stosunku pracy. Ten termin dotyczy sytuacji wyjątkowych. Na przykład gdy wysyła dokument pocztą. Wydanie świadectwa po terminie rodzi konsekwencje.
Jak liczyć 7 dni na wydanie świadectwa pracy?
Termin 7 dni liczymy od dnia ustania stosunku pracy. Jeśli stosunek pracy ustał w poniedziałek. Pracodawca ma czas do następnego poniedziałku. Ostatni dzień terminu przypada na siódmy dzień. Jeśli siódmy dzień to sobota lub niedziela. Termin upływa w następnym dniu roboczym. Zazwyczaj będzie to poniedziałek.
Kiedy nie trzeba wydawać świadectwa pracy?
Zazwyczaj świadectwo pracy jest obowiązkowe. Nie trzeba go wydawać natychmiast. Dotyczy to sytuacji, gdy nawiązujesz kolejną umowę. Nowe zatrudnienie musi nastąpić w ciągu 7 dni. Wtedy świadectwo wydaje się na żądanie. Pracownik musi o nie poprosić. Pracodawca wydaje je w ciągu 7 dni od wniosku. Zgodnie z art. 97 § 11 Kodeksu pracy.
- Zaleca się, aby pracodawcy dbali o terminowe wydanie świadectwa pracy.
- Pracodawca powinien mieć przygotowane świadectwo pracy już w dniu ustania stosunku pracy.
Ważne: Nie możesz uzależniać wystawienia świadectwa od dokończenia projektu. Nie można go wstrzymać z powodu zwrotu sprzętu.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy zawiera kluczowe informacje. Podaje się okres i rodzaj wykonywanej pracy. Wskazuje się zajmowane stanowiska. Dokument opisuje tryb rozwiązania umowy. Zawiera też okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. W świadectwie muszą znaleźć się dane o urlopach. Dotyczy to urlopu wypoczynkowego. Wskazuje się liczbę wykorzystanych dni. Uwzględnia się urlop ojcowski i rodzicielski. Podaje się informacje o zwolnieniach chorobowych. Wpisuje się okresy nieskładkowe. Dokument zawiera dane o zajęciu wynagrodzenia.
Szczegółowa treść świadectwa pracy jest określona rozporządzeniem. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej je reguluje. Obowiązuje od 30 grudnia 2016 roku. Zmiany wprowadziło rozporządzenie z 11 maja 2023 r.
Co grozi pracodawcy za niewydanie lub nieterminowe wydanie świadectwa pracy?
Pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy. Naruszenie tego obowiązku grozi karami. Główną sankcją jest grzywna. Minimalna grzywna wynosi 1000 zł. Maksymalna grzywna to 30 000 zł. Nakłada ją Państwowa Inspekcja Pracy. Kara dotyczy nieterminowego wydania dokumentu. Grozi za niewydanie go wcale.
Pracownik ma też swoje prawa. Może dochodzić odszkodowania od pracodawcy. Dotyczy to szkody wyrządzonej niewydaniem świadectwa. Odszkodowanie przysługuje za szkodę. Może być spowodowane opóźnieniem. Dotyczy też wydania niewłaściwego dokumentu. Sąd Najwyższy potwierdził to stanowisko. Pracownik dochodzi roszczeń na podstawie Kodeksu cywilnego. Stosuje się art. 471 K.c. w związku z art. 300 K.p.
„Pracownik może na podstawie art. 471 K.c. przez art. 300 K.p. dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy” – Sąd Najwyższy
Maksymalna wysokość odszkodowania jest ograniczona. Wynosi równowartość wynagrodzenia. Obejmuje wynagrodzenie za 6 tygodni. Dotyczy to wynagrodzenia pracownika. Pracownik otrzymuje je za okres pozostawania bez pracy. Wynika to z braku świadectwa.
Jak sprostować błędy w świadectwie pracy?
Świadectwo pracy powinno być poprawne. Błędy w świadectwie pracy wymagają sprostowania. Pracownik ma prawo złożyć wniosek. Wniosek dotyczy sprostowania świadectwa. Masz 7 dni na złożenie wniosku. Termin liczymy od dnia otrzymania dokumentu. Wniosek składasz do pracodawcy. Może być w formie papierowej. Możesz też złożyć go elektronicznie.
Pracodawca rozpatruje wniosek. Ma 7 dni na sprostowanie. Liczy się 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Jeśli uwzględni wniosek. Wydaje nowe świadectwo pracy. Musi to zrobić w ciągu 7 dni. Liczy się 7 dni od dnia sprostowania. Stare świadectwo pracy podlega zniszczeniu.
Co zrobić w razie odmowy sprostowania? Pracownikowi przysługuje droga sądowa. Masz 7 dni na wystąpienie do sądu pracy. Termin liczy się od zawiadomienia o odmowie. Sąd pracy rozpatrzy Twoje żądanie. Może zobowiązać pracodawcę do sprostowania. Obowiązek sprostowania istnieje też po wyroku sądu. Dotyczy to sytuacji, gdy sąd orzekł o niezgodnym z prawem rozwiązaniu umowy. Na przykład, gdy zwolnienie dyscyplinarne było bezzasadne.
- Pracownicy powinni sprawdzić informacje w świadectwie pracy i zgłaszać ewentualne błędy.
- W przypadku niewydania świadectwa pracy pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa pracy.
Inne ważne kwestie dotyczące świadectwa pracy
Wydanie świadectwa pracy jest obowiązkowe. Dotyczy to końca zatrudnienia. Czy można dostać świadectwo w trakcie pracy? Tak, ale tylko w określonej sytuacji. Dotyczy to pracowników zatrudnionych na podstawie kilku umów. Umowy muszą następować po sobie. Łączny okres pracy musi wynosić 24 miesiące. Pracownik może żądać świadectwa pracy. Dotyczy to każdej zakończonej umowy. Warunek to praca u tego samego pracodawcy. Wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa. Termin liczy się od dnia złożenia wniosku.
Akta osobowe przechowuje się przez długi czas. Obowiązek przechowywania akt personalnych to 50 lat. Akta zawierają kopię świadectwa pracy. Pracodawca musi dbać o dokumentację pracowniczą. Ostatnim wytworzonym dokumentem w aktach jest świadectwo pracy.
Podstawą prawną regulującą świadectwa pracy jest Kodeks pracy. Szczególnie art. 97-99 K.p. Ważne są też rozporządzenia wykonawcze. Jednym z nich jest Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy. Archiwizację reguluje Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym.
Wydanie świadectwa pracy to ważny obowiązek. Pracodawca musi go spełnić terminowo. Zapewnia to pracownikowi ciągłość praw. Umożliwia korzystanie ze świadczeń. W przypadku problemów z dokumentem. Pracownik ma prawo dochodzić swoich praw. Może złożyć wniosek o sprostowanie. Może też zwrócić się do sądu pracy.
Zobacz także: